Innhold i denne artikkelen:

Sende en melding til en eller flere leverandører

Sende tilleggsinformasjon til alle leverandørene

Sjekk om leverandørene har lest meldingen

 

Fanen "Kommunikasjon" vises på alle konkurranser både før og etter publisering.

 

Kommunikasjonsløsningen i Mercell består av:

  • Kommunikasjon
  • Tilleggsinformasjon

Kommunikasjon skal kun brukes når du skal sende meldinger til kun én eller et utvalg av leverandørene. Informasjon som skal tilfalle alle registrerte leverandører, skal skje gjennom funksjonen for tilleggsinformasjon.

Det anbefales at all kommunikasjon og korrespondanse med leverandørene foregår gjennom kommunikasjonsløsningen, og at man unngår å bruke tradisjonell e-post. Da blir det enkelt å dokumentere all kommunikasjon som har skjedd underveis i konkurransen, og dere har all kommunikasjon på ett sted.

Kommunikasjon 

Når du klikker på Innboks til venstre får du en liste over innkomne meldinger fra leverandørene. Klikker du på meldingen i innboksen, kan du lese meldingen i vinduet til høyre.

Knappene over meldingen har følgende funksjoner:

 Med denne knappen kan du sende et svar direkte til avsender. Ingen av de andre leverandørene vil se denne meldingen.

 Med denne knappen kan du videresende meldingen, f.eks. til en kollega.

 Med denne knappen kan du gi meldingen en kategori. Denne funksjonen forutsetter at systemadministratoren hos dere har opprettet meldingskategorier. 

 Med denne knappen kan du arkivere meldingen i meldingsarkivet. Du finner meldingsarkivet i mappelisten til venstre på skjermen. Denne knappen har ingen sammenheng med sak/arkiv i din virksomhet. Dersom dere har integrasjon mellom Mercell og sak/arkiv, vil meldingen automatisk bli journalført.

 Når du klikker på denne knappen laster du ned en pdf av meldingen. Denne kan du så manuelt arkivere i sak/arkiv. Du kan også skrive ut meldingen på papir.

 

Sende en melding til en eller flere leverandører

Hvis du skal sende en melding til en eller flere av leverandørene, klikker du på Ny melding til venstre i bildet.

 

Klikk på  for å legge til mottakere. 

 

Huk av for den eller de leverandørene du skal sende meldingen til. Klikk deretter på pilen midt på skjermen for å flytte mottakeren over til listen over mottakere.

 

OBS: Meldingen sendes som blindkopi. Dette betyr at den enkelte mottaker ikke kan se om andre har mottatt samme melding.

Klikk så på 

 

Gi meldingen et emne, skriv meldingen og klikk på Send. Du kan også lagre meldingen som en kladd dersom du ikke skal sende den med det samme. 

 

Når meldingen er sendt, kan du sjekke om mottakeren har lest den. Den lille konvolutten indikerer om meldingen er lest eller ikke.

 

 Meldingen er ikke lest

 Meldingen er lest. Holder du musepekeren over konvolutten, vil du se når meldingen ble lest.

 

Sende tilleggsinformasjon til alle leverandørene

Når du mottar et spørsmål fra en leverandør, er utgangspunktet at både spørsmålet og svaret skal sendes til alle leverandørene som har registrert interesse i konkurransen, jfr. LOA § 4. Det eneste unntaket er når svaret kun angår den ene leverandøren. 

Pass på at du må sørge for å opprettholde leverandørens anonymitet. Hvis spørsmålet stilles på en måte som gjør det mulig å identifisere hvem som har stilt spørsmålet, må du sørge for å omformulere ordlyden for å anonymisere avsender.

Når du skal sende ut ny informasjon til leverandørene, går du til Tilleggsinformasjon og klikker på Ny tilleggsinformasjon.

 

Fyll ut emne, spørsmålet og svaret i beskrivelse-boksen. Her kan du samle flere spørsmål og svar i én og samme melding.

 

Det er også mulig å sende vedlegg ved å klikke på +Last opp. Denne funksjonen bør imidlertid brukes med varsomhet. Vår anbefaling er at alle konkurransedokumenter, både de opprinnelige og evt. oppdaterte, skal ligge under Dokumenter i Mercell, og skal derfor IKKE sendes som filvedlegg her. På den måten sørger du for at leverandørene har de til enhver tid gjeldende dokumentene på ett sted i konkurransen, og ikke spredd på forskjellige steder (Dokumenter og Tilleggsinformasjon).

 

Klikk deretter på  og OK på boksen som kommer opp.

Alle leverandørene som har meldt interesse i konkurransen vil nå motta en e-post med varsel om det er lagt ut ny informasjon i konkurransen.

 

Sjekk om leverandørene har lest meldingen

Hvis du klikker på Logg i konkurransen, kommer du til en oversikt over alle meldinger som har blitt sendt.

 

 

Når du klikker på linken i kolonnen Type melding, ser du meldingen leverandøren har mottatt i Mercell.

Den lille konvolutten indikerer om meldingen er lest eller ikke.

 

 Meldingen er ikke lest

 Meldingen er lest. Holder du musepekeren over konvolutten, vil du se når meldingen ble lest.

 

Var denne artikkelen nyttig?
1 av 2 syntes dette var nyttig

Artikler i denne seksjonen