Forlengelse av avtaler (prolongeringer)

 

Mange avtaler har muligheter for forlengelser ut over avtalens utløpsdato. Dette kalles prolongeringer og kan enkelt administreres i Mercell.

Vi anbefaler at prolongeringene legges inn når man registrerer avtalen. I avtaleoversikten kan du da velge å sortere avtaler basert på utløp og hvorvidt det gjenstår prolongeringer på avtalene. Dermed vil dere til enhver tid ha en komplett oversikt over hvilke avtaler som utløper når, og hvilke avtaler det foreligger mulighet for forlengelser. Dette gir gode muligheter for å planlegge kommende anskaffelser i god tid.

 

Registrere prolongeringer

Mulighet for å legge inn prolongeringer blir tilgjengelig først etter at du har lagret avtalen den første gangen.

Prolongering1.png

 

Klikk på Add.png

 

Prolongering2.png

Legg inn perioden i antall måneder og klikk på OK.

Vær OBS på den lille skriften i denne boksen. Prolongeringer legges altså inn i antall måneder regnet fra avtalens opprinnelige utløpsdato. Når du skal registrere en avtale med varighet på 2 år med opsjon på 1+1 år, legger du altså inn 12 måneder først, klikker deretter på +Legg til og legger inn 24 måneder.

Hvis dere er på etterskudd med kunngjøring av en ny rammeavtale, og har behov for å forlenge eksisterende avtale med f.eks. 3 måneder, må du derfor huske at disse 3 månedene må registreres som 24+3, altså 27 måneder. 

 

Prolongering3.png

 

Slette en prolongering

Hvis du har registrert en prolongering ved en feil, eller bommet på perioden, kan du slette den aktuelle registreringen og legge den til på nytt.

Klikk på Bin.png for å slette.

 

Prolongering4.png

 

Utløse prolongeringer

Når det er på tide å utløse opsjonen på forlengelse, klikker du på Like.png

Prolongering5.png

 

Dersom avtalen er delt med leverandøren, vil vedkommende kontaktperson hos leverandøren motta et automatisk varsel om dette. 

Det er ingen funksjon for godkjenning eller aksept fra leverandørens side. Dersom avtalevilkårene stiller krav til at leverandøren må velge å akseptere eller avvise prolongeringen, må dette avtales særskilt, f.eks. ved bruk av kommunikasjonsfunksjonen. 

Var denne artikkelen nyttig?
1 av 1 syntes dette var nyttig