For at avtaledokumentene skal kunne signeres i Mercell, må følgende vilkår være oppfylt:

  • Avtalen må ha en avtalepart
  • Selve avtalen må være delt med leverandøren
  • Dokumentene som skal signeres må være synlig for leverandøren.

I denne guiden går vi kun gjennom selve signeringen, mens registrering av avtalen finner du her.

Før avtalen kan signeres må den aktiveres. Klikk på mceclip0.pngfor å aktivere avtalen.

Du får nå en advarsel om at leverandøren vil få tilgang til avtalen.

 

Sende dokumenter til signering

Dokumentene som skal signeres må ligge på avtaleparten/leverandøren.

  1. Gå til fanebladet "Avtale" 
  2. Øverst på siden ser du avtalepart/leverandør 
  3. Klikk på leverandørnavnet

mceclip1.png

 

mceclip2.png

Her ser du hvilke dokumenter som er lagt til/lastet opp på avtalen.

De dokumentene leverandøren leverte inn med tilbudet, vil automatisk bli overført til avtalen. Dersom du har brukt dynamiske dokumenter i konkurransen (dynamisk konkurransegrunnlag og/eller dynamisk avtalemal) vil disse også overføres fra konkurransen til avtalen.

Du kan også legge til nye dokumenter ved å klikke på mceclip3.png .

 De dokumenter som er huket av under "Leverandør" vil bli være med i dokumentpakken som sendes til signering.

OBS

Vær OBS på at alle dokumentene som skal signeres må være registrert når du starter signeringsprosessen. Hvis du finner ut at dokumenter mangler, eller ikke er delt med leverandøren etter at signeringsprosessen er startet, må du avbryte signeringsprosessen og starte på nytt.

 

Start signeringsprosessen

 

Før du starter prosessen er det viktig at de som skal signere har tilgang til avtalen. Dette ser du i fanebladet "Brukere". Lesetilgang er tilstrekkelig for å kunne signere.

 

For å starte signeringsprosessen, må du klikke deg inn på leverandør/avtalepart og klikke på ikonet mceclip4.png i menyen.

Du kommer nå inn i signeringsprosessen. Du ser hele prosessen i pilene øverst

mceclip5.png

 

Første steg er å velge intern signatar, dvs. den eller de personene i din virksomhet som skal signere.

Velg signatar

Klikk på Legg til signatar

mceclip6.png

 

Du får nå opp en liste over tilgjengelige signatarer.

 mceclip7.png

 

Velg signatar(er) og klikk på Lagre.

Hvis du ikke finner personen som skal signere, må du gå tilbake til avtalen, og legge til personen under "Brukere". Så kan du fortsette prosessen igjen når du har gitt tilgang. Det er tilstrekkelig at vedkommende har Lese-tilgang.

Signatar(er) er lagt til. Klikk Neste for å fortsette. 

Legg merke til at du ikke kan velge leverandørens signatar. Dette må leverandøren gjøre selv når han får avtalen til signering, dersom det er noen andre enn den som er oppgitt som skal signere.

mceclip8.png

 

I neste steg, får du en oppsummering av de dokumentene som er inkludert i signaturprosessen. Klikk på Send til intern signeringsrunde for å sende avtalen til signering.

mceclip0.png

Send til intern signeringsrunde

Interne signatarer vil nå motta et varsel med invitasjon til signering. 

mceclip1.png

Klikker man på lenken kommer du til meldingen i Mercell, hvor man igjen klikker på lenken for å komme til avtalen som skal signeres.

mceclip2.png

 

Signatar klikker på Signer for å fortsette.

mceclip3.png

 

Oversikt over dokumenter til signering kommer da opp. Man kan klikke på mceclip6.pngfor å laste ned  dokumenter.

Klikk "Neste side" for å fortsette

mceclip4.png

Man må bekrefte at dokumentene er lest og godkjent.

mceclip7.png

 

I neste bilde må man velge hvilket sertifikat man ønsker å bruke. Mulige sertifikater i Norge er: Bank ID, Commfides eller Buypass. BankID på mobil fungerer for alle banker. 

mceclip8.png

Klikk på Neste side for å gå videre i signeringsprosessen. 

De videre stegene vil variere ut fra hvilket sertifikat man har valgt. Man  må derfor følge instruksjonene som kommer opp på skjermen. 

Når interne signatarer har signert, mottar den som startet selve signeringsprosessen varsel på epost:

mceclip10.png

Når alle interne signatarer har signert får prosessansvarlig også varsel, slik at han/hun kan sende avtalen til leverandøren for signering.

mceclip11.png

 

Send til ekstern signering

Følg lenken i meldingen om ferdigstilt signering for å komme tilbake til signeringsprosessen.

Klikk på Send til ekstern signering for å fortsette prosessen.

mceclip12.png

 

Når invitasjonen er sendt mottar kontaktpersonen hos avtalepart et varsel på epost. 

Ekstern signering

Leverandøren vil motta en epost med lenke til signeringen på samme måte som oppdragsgiver. 

Signeringen er tilgjengelig i fanebladet "Signer avtale".

mceclip13.png

Her kan leverandørens avtaleansvarlig legge til andre signatarer dersom vedkommende ikke har prokura eller fullmakt til å signere avtaler.

Signeringen foregår på samme måte som hos oppdragsgiver; bekreft at dokumenter er lest, velg sertifikat og fullfør signeringen.

Når signering er fullført må leverandør klikke på "Klikk her for å bekrefte fullført signering"

mceclip14.png

 

Når leverandøren bekrefter får han opp denne infoboksen:

mceclip15.png

 

Ferdigstill signering

Prosessansvarlig (den som startet signeringsprosessen) mottar en epost når leverandør/avtalepart har signert og bekreftet fullført signering.

mceclip17.png

Da gjenstår det kun å sjekke at all informasjon er riktig, og ferdigstille signeringen.

mceclip18.png

Her ser du en oversikt over dokumentene og signaturfilene (Signature)

mceclip19.png

 

Signeringsprosessen er nå ferdig, og avtalen er ferdig signert

 

Var denne artikkelen nyttig?
1 av 2 syntes dette var nyttig