Administrasjon av firmaets kontaktpersoner mot oppdragsgivere

Som leverandør må dere sørge for at de rette personene i firmaet er oppgitt som kontaktpersoner mot oppdragsgiverne, slik at de rette medarbeiderne mottar varsler og e-post i forskjellige situasjoner. 

Kontaktpersonene styres i hovedsak på to forskjellige områder:

 

Det er viktig å være klar over at dette er to forskjellige områder som har forskjellig formål. Disse kontaktpersonene administreres på forskjellige steder i Mercell.

 

Firmaets kontaktpersoner mot en oppdragsgiver

Når en oppdragsgiver skal gjøre en anskaffelse som ikke er kunngjøringspliktig, kan han velge å invitere et utvalg firmaer til å delta i konkurransen. 

Innkjøperen kan da velge en av de kontaktpersonene dere har definert som kontaktpersoner mot denne oppdragsgiveren som mottaker av invitasjon til å delta i konkurransen. 

Hvis dere har definert Nils som primærkontakt og Nina som sekundærkontakt, kan innkjøperen velge om han skal sende invitasjonen til Nils eller Nina, men ikke begge to.

OBS: Vær klar over at i mange tilfeller vet ikke innkjøperen hvilken kontaktperson han skal sende forespørselen til. Han vil derfor gå ut fra at den som mottar forespørselen sørger for at den blir behandlet og fordelt internt i bedriften, og derfor høyst sannsynlig velge den som er primærkontakt. 

Hvis dere ønsker at flere i ditt firma skal dukke opp som mulige mottakere hos oppdragsgiveren, må dere legge de til som kontaktpersoner

Når innkjøperen klikker på Publisere-knappen for å sende ut invitasjonen til leverandørene, vil bare den aktuelle kontaktpersonen som innkjøperen har lagt til i konkurransen motta varsel på e-post om tilbudsinvitasjonen. Den eller de personene dere har oppgitt som sekundærkontakter vil ikke motta varsel.

Når oppdragsgiveren registrerer avtaler i Mercells avtaleregister, kan oppdragsgiveren velge leverandørens kontaktperson på samme måte som ved invitasjon til konkurranser. Hvilke kontaktpersoner han kan velge er også styrt av disse innstillingene. Som leverandør kan dere imidlertid endre kontaktperson på de aktuelle avtalene senere ved behov. Se også Kontaktperson på en avtale

Det er viktig at dere definerer de rette kontaktpersonene for å være sikker på at e-post og varsler kommer frem til rett person i firmaet. Vi anbefaler derfor at dere definerer en primærkontakt som har en koordinatorrolle i firmaet, slik at han eller hun kan overføre ansvaret til den medarbeideren som skal ha ansvaret for å besvare konkurransen.

Dere kan definere forskjellige primær- og sekundærkontakter mot forskjellige oppdragsgivere. 

OBS: Hvis noen slutter, må dere passe på at vedkommende fjernes som kontaktperson. Hvis dere glemmer dette kan du risikere at firmaet går glipp av viktig informasjon.

 

Slik definerer du firmaets kontaktpersoner mot oppdragsgiver

OBS: Det er bare systemadministratoren i firmaet ditt som kan endre dette. Klikk her for å finne ut hvem som er administrator i ditt firma.

 

Klikk på firmanavnet øverst til høyre på skjermen.

kontaktfirma1.png

 

Velg fanebladet Oppsett mot oppdragsgivere og klikk på navnet til den aktuelle oppdragsgiver.

mceclip0.png

 

Klikk på Add.png 

kontaktfirma3.png

 

Velg fra rullegardinmenyen og klikk OK.

kontaktfirma4.png

 

Nå har vi definert Nils Nilsen som primærkontakt, og Nina Jensen som sekundærkontakt. Gjenta samme operasjon hvis dere vil legge til flere.

 

Firmaets kontaktperson i en konkurranse eller avtale

Det forrige kapittelet gjaldt kontaktpersoner mot en oppdragsgiver på firmanivå. Dette kapittelet gjelder hvilke kontaktpersoner som vil motta meldinger og varsler på den enkelte konkurranse eller avtale. 

Det betyr at dersom dere har flere pågående konkurranser med den samme oppdragsgiveren, kan forskjellige kontaktpersoner og meldingsmottakere defineres på den enkelte konkurransen.

 

Kontaktperson i en konkurranse

I en konkurranse kan man definere en ansvarlig og flere meldingsmottakere.

Hvis firmaet ditt har blitt invitert til å delta i en konkurranse, kan den som mottar invitasjonen velge å overføre ansvaret for å besvare konkurransen til en annen medarbeider ved å endre ansvarlig. Eller hvis dere har en medarbeider som har til oppgave å tråle anbudsmarkedet og melde interesse i flere konkurranser, kan vedkommende fordele ansvaret for å besvare konkurransene til andre medarbeidere.

Man kan også definere flere meldingsmottakere i en konkurranse. Dette er nyttig ved ferieavvikling eller sykdom, og sikrer at flere mottar forskjellige varsler om konkurransen fra oppdragsgiver.

 

Slik endrer du ansvarlig og meldingsmottaker i en konkurranse

I bildet Status i en konkurranse finner du navnet til den som er ansvarlig i konkurransen.

Klikk på den blå firkanten. 

kontaktkonkurranse_1.png

 

Velg meldingsmottakere og ansvarlig i boksen. Du kan velge flere meldingsmottakere men kun én ansvarlig.

 kontaktkonkurranse2.png

I dette eksempelet vil Nils stå som ansvarlig, mens både Nils og Nina vil motta meldinger og varsler fra oppdragsgiveren.

 

Kontaktperson på en avtale

Mange oppdragsgivere bruker avtalefunksjonene i Mercell. Oppdragsgiver kan registrere avtaler og velge å dele disse med leverandøren(e) i avtalen.

Når dere har inngått en parallell rammeavtale med en oppdragsgiver, kan dere (avhengig av rammeavtalevilkårene) inviteres til å delta i minikonkurranser. Både meldinger og varsler, samt invitasjon til å delta i minikonkurranser sendes i utgangspunktet til den som står som ansvarlig i avtalen. 

Oppdragsgiveren har ikke mulighet til å velge mottakere på slike varsler og invitasjoner. Men hvis firmaet ditt har definert flere meldingsmottakere i denne avtalen, vil varslene og invitasjonene sendes til de som står som meldingsmottakere i tillegg til den som er definert som firmaets ansvarlig i avtalen.

 

Slik endrer du ansvarlig og meldingsmottakere i en avtale. Gå til avtalens sammendrag-side og klikk på den blå firkanten. 

kontaktavtale1.png

 

 kontaktkonkurranse2.png

 

Velg meldingsmottakere og ansvarlig i boksen. I dette eksempelet vil Nils stå som ansvarlig, mens både Nils og Nina vil motta meldinger og varsler fra oppdragsgiveren.

Var denne artikkelen nyttig?
1 av 3 syntes dette var nyttig