Registrere og gjennomføre en to-trinns konkurranse

 

Når du skal gjennomføre en konkurranse i to trinn, er det en egen funksjon for dette i Mercell. I denne veilederen viser vi deg:

 

Etter FOA del III er det et krav at konkurransegrunnlaget skal gjøres tilgjengelig fra den dagen konkurransen er kunngjort i TED-databasen. Det betyr at leverandørene skal ha tilgang til  kravspesifikasjoner, tildelingskriterier, prisskjema osv. allerede i trinn 1 i konkurransen.

Etter FOA del II er det ikke slike eksplisitte krav, men i veilederen fra Regjeringen anbefales det at oppdragsgiveren har mest mulig av konkurransegrunnlaget klart på kunngjøringstidspunktet. I Mercell er funksjonaliteten lik uavhengig av forskriftsanvendelse, og du får derfor ikke publisert trinn 1 før du har registrert alle obligatoriske deler i trinn 2. 

 

Verdt å vite om dynamiske dokumenter 

Hvis du bruker dynamiske dokumenter, anbefaler vi å opprette egne maler, ett  for prekvalifiseringen og ett for tilbudsfasen. Dette fordi de forskjellige dynamiske dokumentene kun henter informasjon fra den delen av konkurransen de er tilknyttet. Dette betyr at et dynamisk dokument i trinn 2 ikke kan flette inn informasjon fra trinn 1, og vice versa.

 

Registrere trinn 1

Først må du registrere trinn 1. Opprett ny konkurranse som vanlig. Under Innstillinger velger du Kunngjøring av konkurranse med kvalifisering (to trinn) og fyller ut overskrift, velger terskelverdi osv. i hht. konkurransen.

mceclip0.png

 

Under fanen beskrivelse fyller du ut II.1.4) Kort beskrivelse, II. 2.4) Beskrivelse av anskaffelsen.

I boksen for informasjon fyller du ut informasjon om kontraktens varighet (Varighetstype), Kvalifikasjonsfrist setter du til frist for å levere søknad om kvalifisering.

mceclip1.png

 

For øvrig fyller du ut de øvrige delene av kunngjøringen på vanlig måte:

  • beskriver kvalifikasjonskrav og kriterier eller regler for utvelgelsen av eventuelt overtallige kvalifiserte leverandører
  • laster opp dokumenter knyttet til prekvalifiseringen. Dokumentene som tilhører trinn 2 skal du laste opp senere
  • ferdigstiller eventuelle dynamiske dokumenter
  • velger CPV-koder
  • osv.

 

OBS

Dersom du pleier å registrere krav, produkter og tildelingskriterier, og gjennomfører evalueringen i Mercell, skal du ikke registrere dette i trinn 1. Det skal du i stedet registrere i trinn 2.

 

 

Registrere trinn 2

Du kan altså ikke publisere trinn 1 før du har registrert alle obligatoriske deler i trinn 2.

Trinn 2 av konkurransen oppretter du i fanebladet Konkurranser.

mceclip2.png

 

Klikk på mceclip0.png-tegnet eller mceclip1.png.

I Type kunngjøring velger du om du skal etablere en konkurranse som skal ende i en kontrakt, omvendt auksjon eller en rammeavtale, samt fyller ut overskrift.

mceclip3.png

 

Tips

Det kan være fornuftig å gi trinn 2 av konkurransen et annet navn enn trinn 1, eller en tydelig betegnelse som gjør at det klart fremkommer at dette er trinn 2 i konkurransen. Du kan f.eks. kalle trinn 1 "Prekvalifisering til konkurranse om  nnnnnnn", og trinn 2 "Tilbudsfase i konkurranse om nnnnnnn". Dette gjør det enklere å holde oversikt både for deg selv og for leverandørene.

 

I trinn 2 av konkurransen kan du nå registrere krav, produkter og tildelingskriterier. Se egne artikler for dette:

Registrere krav i en konkurranse

Registrere produkter i en konkurranse

Registrere tildelingskriterier

 

Husk at trinn 2 i konkurransen må være ferdig registrert med all obligatorisk informasjon før du kan kunngjøre trinn 1. Dette betyr at du må sette tilbudsfrist, og laste opp dokumenter som om du skulle publisere en vanlig konkurranse. Du må altså ha planlagt fremdriften i anskaffelsen mtp. frister, ha alle aktuelle dokumenter og vilkår ferdig allerede ved kunngjøring av kvalifiseringsfasen.

Det er imidlertid mulig å gjøre endringer i trinn 2 på et senere tidspunkt dersom det blir nødvendig, akkurat som i vanlige konkurranser.

Hvis du bruker dynamiske dokumenter, vil flettefunksjonene kun hente informasjon fra trinn 2 av konkurransen.

Når trinn 2 er ferdig registrert, klikker du på mceclip3.pngfor å publisere konkurransen. Leverandørene vil deretter melde sin interesse og levere søknad om kvalifisering på lik linje med at de leverer tilbud.

 

Gjennomføre prekvalifisering og invitere til tilbudslevering

Når fristen for å levere søknad om deltakelse er utløpt, må du gå gjennom dokumentasjonen og velge ut de leverandørene som skal inviteres til å delta i tilbudsfasen. Dette gjør de fleste utenfor Mercell med støttedokumenter. 

Vi går nå ut fra at du har plukket ut de leverandørene som skal være med videre i konkurransen og som skal inviteres til å levere tilbud, og at du nå er klar til å sende ut meddelelse om kvalifiseringsbeslutningen til de berørte leverandørene.

 

 

Gå til Sammenlign kval. anmodninger eller klikk på Kvalifikasjonskrav i Status-bildet.

mceclip2.png

 

I Evaluering/Status går du til Kvalifisering

mceclip4.png

 

Velg hvilke leverandører som er ansett som kvalifisert til å delta i tilbudsfasen (trinn 2) og ikke. De som skal inviteres til å delta i tilbudsfasen skal ha status Kvalifisert. De som ikke nådde opp skal ha status Ikke kvalifisert.

 

mceclip0.png

 

I feltet Kommentar til leverandøren kan du skrive en kommentar til leverandøren. Du kan også laste opp et dokument som vises til de aktuelle leverandørene.

 

Tips

For å effektivisere prosessen kan du gi en beskrivelse av kvalifiseringsprosessen og begrunnelse for beslutningen i feltet Kommentar til leverandøren, i stedet for å opprette et eget dokument som du deretter laster opp som et vedlegg. Vær klar over at denne kommentaren blir automatisk overført til protokollen.

 

OBS

Før du kan sende ut meddelelsene må du også gå gjennom ESPD avvisningsgrunner og ESPD kvalifikasjonskrav og markert leverandørenes status med rullegardinen.

 

Når alle leverandørene har fått status Kvalifisert eller Ikke kvalifisert klikker du på Lagre. For å sende ut beslutningen til leverandørene, klikker du på Kvalifiser-knappen.

mceclip1.png

 

Du får deretter opp denne meldingen

mceclip2.png

 

Varseltrekanten til høyre for leverandørene betyr at det mangler informasjon i forrige steg. Holder du musepekeren over trekanten ser du hva som mangler. Slike mangler kan være:

  • Det er ikke lastet opp noe dokument
  • Det er ikke lagt til en kommentar til leverandøren

Hvis du hadde til hensikt å ikke laste opp vedlegg eller skrive kommentar, kan du klikke OK. I motsatt fall klikker du Avbryt og går tilbake til forrige steg.

I feltet Kommentar til kvalifiseringen kan du skrive en kommentar eller en redegjørelse for kvalifiseringsprosessen og en begrunnelse. Dette blir overført til protokollen.

 

Hva skjer nå?

De leverandørene som ble markert som Kvalifisert, vil nå få mulighet til å starte innlevering av tilbud i trinn 2. Du trenger altså ikke sende ut noen invitasjon eller aktivere trinn 2, dette skjer automatisk.

De leverandørene som ikke ble kvalifisert, får meddelelse om dette og tilgang til kommentarene du har lagt inn og dokumentene du evt. lastet opp. Disse leverandørene vil naturlig nok ikke få mulighet til å levere tilbud i trinn 2.

 

Hvordan ser kunngjøringen ut for leverandørene?

 

En leverandør som søker på Doffin

Når en leverandør finner konkurransen på Doffin og klikker på linken, kommer han til dette bildet.

mceclip4.png

 

Når han klikker på Meld interesse eller Vis dokumenter, blir han videresendt til Mercell hvor han kan laste ned og lese dokumentene knyttet til prekvalifiseringen (trinn 1). Leverandøren kan melde interesse for konkurransen, og får deretter tilgang til innholdet i trinn 2.

Meldinteresse.png

 

Når en leverandør har meldt interesse i Mercell

Når leverandøren har meldt interesse for konkurransen, vil han få tilgang til både trinn 1 og trinn 2.

For å levere kvalifiseringsanmodning, klikker han på Gi tilbud.

mceclip5.png

 

For å se på konkurransens trinn 2, klikker han på fanen Konkurranser (trinn2) og klikker deretter på konkurransen.

mceclip6.png

 Han får nå tilgang til hele innholdet i konkurransen, men selvsagt er det ikke mulig å levere tilbud.

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig