Slik oppretter du en avtaleoppfølgingsplan med milepæler

Ved hjelp av milepæler kan du lage en plan for oppfølging av en avtale. Du kan legge inn varslinger og du kan tildele forskjellige oppgaver til forskjellige personer i virksomheten.

Milepæler er tilgjengelig både på selve avtalen og på leverandørene i en avtale. Dersom du har en rammeavtale med flere leverandører, kan du derfor legge inn forskjellige milepæler for de forskjellige leverandørene. 

mceclip1.png

 

For at en milepælsplan skal fungere etter hensikten, må den være enkel å administrere mht. å legge inn frister. I denne veilederen lager vi planen slik at du kun legger inn dato for kontraktsinngåelse, og de andre milepælene vil være knyttet til denne startdatoen, og vil da oppdateres automatisk dersom det blir endringer. 

Før du begynner å registrere milepælene, bør du ha en plan for hvilke aktiviteter, oppgaver og frister som skal ligge i en slik oppfølgingsplan. I denne veilederen skal vi lage en svært enkel plan med disse fristene:

  • oppfølgingsmøte etter 1 år
  • frist for innsending av uttaksstatistikk etter 1 år
  • frist for å sende varsel om evt. prolongering
  • sende varsel til en kollega om avtalens utløp

En komplett plan vil jo inneholde en rekke frister, både interne frister og frister for leverandøren, men vi skal her bare presentere noen eksempler for å vise den logiske oppbygningen av milepæls-funksjonaliteten.

Vi må først starte med å opprette en milepæl med tidspunkt for kontraktsinngåelse. Denne er danner utgangspunktet for alle etterfølgende milepæler, og må ikke slettes.

Klikk på mceclip2.png.

Gi denne milepælen et navn og sett startdato og sluttdato til datoen for kontraktens starttidspunkt. Disse skal altså ha de samme tidspunktet. Dette vil sørge for at denne milepælen alltid vil ligge øverst i listen.

mceclip5.png

 

Klikk på Lagre og deretter på Legg til ny milepæl.

mceclip4.png

Nå skal vi legge inn tidspunkt for et oppfølgingsmøte etter 1 år.

mceclip7.png

Denne milepælen skal være knyttet til kontraktsinngåelsen og vi velger derfor Kontraktsinngåelse i menyen for "Avhengig av milepæl". Sluttdato setter vi til 1 år etter. 

 

Neste milepæl vi skal legge inn er frist for at leverandøren skal sende inn statistikk.

mceclip8.png

Igjen velger vi at denne milepælen skal være avhengig av kontraktsinngåelse. På sluttdato velger vi samme dato, men 1 minutt etter den forrige milepælen. Dette gjør vi for at denne milepælen skal ligge etter den forrige milepælen i listen over aktiviteter.

mceclip9.png

 

Nå skal vi legge inn frist for å sende varsel om prolongering. Vanlig varslingsfrist i mange kontrakter er 3 måneder, og for å være på den sikre siden setter vi denne fristen en uke før det er 3 måneder igjen. I tillegg ønsker å bli varslet på e-post en uke før vi skal faktisk sende varselet. Vi kan derfor legge inn et tidspunkt for å motta et varsel om denne milepælen. Varsel sendes på e-post til den du setter som ansvarlig for milepælen.

mceclip10.png

 

Denne varslingsfunksjonen kan du også bruke til å varsle andre medarbeidere om forskjellige milepæler, f.eks. varsel om avtalens utløp.

mceclip11.png

 

Slik kan du legge inn nye milepæler og aktiviteter. Hvilken rekkefølge de skal ha i listen over milepæler, styrer du ved å velge sluttdato og -tidspunkt. Men husk at alle milepælene skal være avhengig av kontraktsinngåelse. 

mceclip12.png

 

Hvis det av forskjellige grunner blir forsinkelser med kontraktsinngåelsen, kan du gå inn og endre denne datoen, og alle de andre datoene og tidspunktene vil forskyves tilsvarende. I bildet under har vi kun flyttet tidspunktene for kontraktsinngåelse med en måned, og du ser at alle de andre fristene er forskjøvet med en måned.

mceclip13.png

 

For at du skal slippe å legge inn alle milepælene manuelt i alle kontrakter, anbefaler vi at man oppretter en mal. Hvis du ikke er systemadministrator skal du kontakte vedkommende som er det om dette. Hvordan man lager maler kan du lese om i denne veilederen.

 

 

 

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig