Registrering av avtale i KAV

I denne guiden skal vi gå gjennom hvordan du registrerer en avtale i Mercell. Guiden tar utgangspunkt i at du har gjennomført og tildelt en konkurranse.

Når en konkurranse er tildelt finner du knappen Opprett avtale i menyen.

 

Når du klikker på knappen får du spørsmål om hvilket prosjekt avtalen skal ligge i. Standard innstilling er samme prosjekt som konkurransen, men dette kan endres. Man kan også endre prosjektet for avtalen senere dersom det blir behov for det.

Mange virksomheter velger å legge avtalene i egne prosjekter. Hvis du er usikker på om avtalen skal ligge i samme prosjekt som konkurransen, tar du kontakt med systemadministratoren i din virksomhet.

 

Fyll inn alle obligatoriske felter merket med *

De fleste feltene er selvforklarende, men vær OBS på følgende felter:

  • Løpende avtale: Dette hukes av kun hvis avtalen ikke har en fastsatt sluttdato. F.eks. et abonnement uten avtalt sluttdato men med en avtalt oppsigelsestid.
  • Avtalens varighet: fyll inn start - og sluttdato for avtalen uten eventuelle prolongeringer. Prolongeringene legger du inn senere. Slik bruker du kalenderfunksjonen

Avtalevarighet.gif

  • Avtaletype brukes for å kategorisere avtalene. Systemadministratoren i din virksomhet vil opprette de aktuelle kategoriene slik at du kan velge den typen som passer for den aktuelle avtalen. 
  • Produkt/ Tjenesteområde brukes for å kategorisere avtalene slik at det blir enklere å finne frem og søke i avtaleregisteret senere: Se punktet om avtaletyper ovenfor om valgene.
  • Offentlig tilgjengelig. Huk av dersom du vil publisere avtaleinformasjon på internett. OBS: avtaledokumentene vil ikke automatisk bli publisert med mindre man aktivt velger dette senere i registreringen. Ikke huk av for dette valget med mindre din virksomhet har bestemt at dere skal publisere avtaleinformasjon på internett. Ta kontakt med systemadministrator hvis du er usikker.
  • Gjør avtalen tilgjengelig for avtalepart/ leverandør. Dersom du vil dele avtalen med leverandøren i Mercell, huker du av her. Dersom du skal bruke elektronisk signering av avtalen, må denne være huket av. Når avtalen aktiveres vil leverandøren få melding om at de er lagt til som avtalepart på en avtale. 
  • Inkluder i innkjøpsplan huker du kun av hvis din virksomhet bruker innkjøpsplan-funksjonaliteten i Mercell.
  • Nøkkelord. Her kan du liste opp nøkkelord som kan brukes for å gi bedre søkeresultater når man søker i avtaleregisteret. F.eks. hvis avtalen omfatter kontorrekvisita, kan man skrive kopipapir, konvolutter, kulepenner osv.
  • Mulighet for minikonkurranser på avtalen. Huk av dersom du registrerer en avtale med flere leverandører (parallell rammeavtale) og denne legger opp til at avrop kan skje gjennom minikonkurranser. 

 

OBS

Merk at din virksomhet kan ha flere felter du må registrere informasjon enn de som er nevnt ovenfor. Er du usikker på hva du skal beskrive, ta kontakt med systemansvarlig i din virksomhet.

 

Klikk på når du er ferdig.

Skjermbildet vil nå endre seg og du får opp flere faner med nye valg.

 

Dersom avtalen har opsjon om forlengelse/prolongeringer, bør disse registreres når avtalen blir registrert første gang. Dette gjør det enklere å få oversikt over mulige prolongeringer og utløste prolongeringer, og forenkler kontraktsadministrasjonen.

 

Prolongeringer registreres med dato for prolongeringens utløp. Klikk på kalenderen for å velge utløpsdato. Klikk deretter på OK. Skal du legge til flere, gjentar du samme operasjon.

mceclip0.png

 

 

  • Leveringsbetingelser: legg inn relevante leveringsbetingelser. Det mest bruke på varekjøp er DDP.
  • Leveringsadresse: Her kan du legge inn en spesifikk leveringsadresse hvis relevant. Dersom du har et eget dokument som inneholder mange leveringsadresser eller brukersteder, kan du legge inn henvisning til dette her.
  • Transportform: Velg den som er aktuell, eller la den stå til standardinnstilling Not Applicable
  • Betalingsbetingelser: velg riktige betalingsbetingelser fra listen.
  • Garantiperiode: Oppgi fra- og til dersom det er relevant
  • Dato for varsling på e-post om avtalens utløp. Her kan du legge inn den datoen du ønsker å bli påminnet om avtalens utløp. Legg inn en dato som gir deg god tid til å vurdere evt. prolongering før fristen som er oppgitt i kontrakten dersom dette er relevant. Når en opsjon på prolongering blir utløst vil denne datoen forskyves med det samme antall måneder prolongeringen gjelder.

 

OBS

Merk at din virksomhet kan ha flere felter du må registrere informasjon enn de som er nevnt ovenfor. Er du usikker på hva du skal beskrive, ta kontakt med systemansvarlig i din virksomhet.

 

Legge inn generelle dokumenter

mceclip0.png

  

OBS

Her skal du ikke laste opp avtaledokumenter knyttet til en spesifikk leverandør.

 Under Dokumenter kan du laste opp generelle dokumenter knyttet til avtalen. Dette kan f.eks. være dokumenter knyttet til avtaleforvaltningen, slik som avviksskjema, liste over kontaktpersoner etc.

I en parallell rammeavtale, kan du legge inn dokumenter som skal være tilgjengelig for alle leverandørene i avtalen.

 

For å finne og administrere leverandørspesifikke avtaledokumenter går du til fanen Avtalepart/leverandør og klikker på leverandørnavnet.

 

Her kan du fylle ut leverandørspesifkke betingelser.

 

  • Leveringsbetingelser: legg inn relevante leveringsbetingelser. Det mest bruke på varekjøp er DDP.
  • Leveringsadresse. Dersom du har et eget dokument som inneholder mange leveringsadresser eller brukersteder, kan du legge inn henvisning til dette her.
  • Transportform: Velg den som er aktuell eller la den stå til standardinnstilling Not Applicable
  • Betalingsbetingelser: velg riktige betalingsbetingelser fra listen.
  • Garantiperiode: Oppgi fra- og til dersom det er relevant

 

Avtaledokumentene er listet opp nederst på siden. Tilbudsdokumentene fra leverandøren blir automatisk overført fra konkurransen.

 

  • Huk av for de dokumentene du vil dele med leverandøren i Leverandør-kolonnen. Hvis avtalen skal signeres digitalt, vil kun de dokumentene som er huket av her bli med på signeringen. 
  • Har du markert for Offentlig tilgjengelig under steget «Registrere informasjon om avtalen» tidligere i denne manualen, kan du her huke av for de filene som skal være tilgjengelig på internett. I utgangspunktet skal avtaledokumenter ikke være tilgjengelig for offentlig visning.
  • Ønsker du å laste opp nye dokumenter, klikker du på 

 

Når avtalen er ferdig registrert må den aktiveres. Det betyr i praksis at avtalen blir endret fra redigeringsmodus til å være en aktiv avtale.

Klikk på knappen Aktiver i menyen.

 

Hvis du har valgt å dele avtalen med leverandøren(e), vil disse nå motta en melding med beskjed om at de er registrert som leverandør på en avtale. Leverandøren kan nå gå inn i Mercell og se avtaledokumentene og hvilke betingelser som er registrert.

Leverandørene har ikke mulighet til å gjøre endringer, de kan kun se det du har registrert i avtalen, og de dokumentene du har valgt å dele med leverandøren. 

Med elektronisk signering slipper du å skrive ut avtaledokumentene, montere i permer, sende til riktig intern signatar, sende til leverandør med posten, etc.

Signeringsprosessen må skje pr. leverandør. Klikk deg inn på den leverandøren du skal signere avtale med.

Klikk på i menyen for å starte signeringen.

Dersom du ikke finner signeringsknappen, kan det skyldes følgende:

  • Du har glemt å dele avtalen med leverandøren. For å korrigere dette må du klikke på mceclip1.png og huke av for deling med leverandør, for så å aktivere avtalen på nytt.
  • Dere har ikke lisens for digital signatur. Ta i så fall kontakt med systemadministratoren i din virksomhet.

Fremgansmåte for å gjennomføre signeringen finner du her Elektronisk signering av avtaler.

 

Fanen Tilbakemelding kan brukes for å registrere interne notater, avvik eller andre typer tilbakemeldinger på avtalen i avtaleperioden. Dette kan brukes som et erfaringsgrunnlag for neste gang dere skal ut på en ny konkurranse. Det som registreres her vil ikke være synlig for leverandøren.

 

Klikk på + Ny tilbakemelding for å registrere en ny oppføring. Klikk på OK når du er ferdig.

 

Dersom dere har integrasjon mot sak/arkiv, vil disse tilbakemeldingene ikke bli arkivert.

 

Var denne artikkelen nyttig?
1 av 1 syntes dette var nyttig