Kommunikasjon med oppdragsgiver

Når du vurderer å delta eller ønsker å levere tilbud i en konkurranse, er det viktig at du passer på å avklare forhold i konkurransen som du er usikker på. Perioden frem til tilbudsfristen må du derfor bruke aktivt for å gjøre deg kjent med vilkårene for konkurransen. 

OBS: vær klar over at oppdragsgiver kan ha satt en frist for å sende spørsmål. Det er viktig at du forholder deg til denne fristen. Du kan risikere at spørsmål som sendes etter dette ikke blir besvart.

Anskaffelsesregelverket stiller strenge krav til likebehandling, og spørsmål du sender til en offentlig oppdragsiver i en konkurranse, skal som utgangspunkt besvares slik at alle leverandører mottar samme informasjon samtidig.

Vær klar over at spørsmål som du sender gjennom meldingsfunksjonen i Mercell ikke er synlig for andre enn deg og oppdragsgiver. Dette fungerer altså omtrent som vanlig e-post.

Vi anbefaler at du bruker meldingsfunksjonen i stedet for e-post. Dette er den sikreste måten å kommunisere på fordi:

  • alle meldinger blir logget og arkivert i Mercell. Dette sikrer sporbarhet og dokumentasjon av kommunikasjonen dere har hatt
  • du risikerer ikke at meldingen blir fanget opp av et overivrig spam-filter hos mottakeren
  • du kan sjekke om innkjøperen har lest meldingen din

Det samme gjelder kommunikasjon i inngåtte avtaler du har med oppdragsgiveren. Du finner samme meldingsfunksjon i avtalene.

OBS: Du vil alltid motta varsel på vanlig e-post når oppdragsgiveren sender deg en vanlig melding i Mercell eller når oppdragsgiveren legger ut ny informasjon i en konkurranse.

 

Sende melding til oppdragsgiver

Meldingsfunksjonen i Mercell fungerer omtrent som vanlig e-post. Hvis du ønsker å sende en melding går du til fanen Kommunikasjon i den aktuelle konkurransen og klikker på knappen + Ny melding.

 

Fyll ut emnefeltet og skriv meldingen. Emnefeltet bør inneholde informasjon om hvilken kunngjøring/avtale henvendelsen gjelder, fordi emnefeltet du angir her vil også være emnet på den e-posten som sendes til oppdragsgivers kontaktperson for å varsle om at han har mottatt en ny melding i Mercell.

Klikk på Send for å sende.

 

Hvis oppdragsgiver har bedt deg om å ettersende dokumentasjon, kan du sende vedlegg ved å klikke på  

Du skal ikke under noen omstendigheter sende tilbudsdokumenter som vedlegg. Det eneste unntaket er i tilfeller hvor oppdragsgiver helt spesifikt har bedt deg om å ettersende eller supplere dokumentasjon. Å sende tilbudet som vedlegg før tilbudsfristen går ut, vil medføre at tilbudet ditt blir avvist.

 

Sjekk om mottaker har lest meldingen din

Når du har sendt en melding, vil du finne igjen meldingen i mappen Sendt.

 

 

Når meldingen er sendt, kan du sjekke om mottakeren har lest den. Den lille konvolutten i Til-feltet indikerer om meldingen er lest eller ikke.

 Meldingen er ikke lest.

 Meldingen er lest. Holder du musepekeren over konvolutten, vil du se når meldingen ble lest.

 

 

 

Tilleggsinformasjon i en konkurranse/kunngjøring

Spørsmål som har interesse for andre leverandører, skal oppdragsgiveren besvare ved å legge ut en felles melding som skal være tilgjengelig for alle leverandørene som melder seg på konkurransen. Dette kalles Tilleggsinformasjon i Mercell.

Slik tilleggsinformasjon finner du også under Kommunikasjon. Du finner også informasjon om dette i Status-bildet i konkurransen.

 

 

Klikk på den aktuelle meldingen.

 

Du kan laste ned all kommunikasjon som har foregått i konkurransen ved å klikke på Zip-knappen.

 

I filutforskeren ser du to mapper:

 

Announcements inneholder tilleggsinformasjon.

Messages inneholder meldinger.

 

 

Var denne artikkelen nyttig?
3 av 8 syntes dette var nyttig

Artikler i denne seksjonen