Opprette og administrere maler

OBS

Denne veilederen er skrevet for systemadministratorer og andre som er ansvarlig for strukturen og oppbyggingen av Mercell i din virksomhet. Dersom du ikke har en slik rolle, vil du ikke ha mulighet til å opprette maler. Kontakt din systemadministrator dersom du trenger denne tilgangen eller hvis du savner noen maler. 

Innhold:

Hvordan maler er organisert i Mercell

Tilgang til malene

Hvor ligger malene og hva inneholder de?

Slik oppretter du en ny anbudsmal 

Slik gjør du endringer i en mal

Slik oppretter du en mal for milepæler til avtaler

Opprette en konkurranse basert på en mal

 

Generelt om maler

Flere steder i Mercell har du mulighet til å sette inn et forhåndsdefinert innhold. Dette forhåndsdefinerte innholdet kalles med en fellesbetegnelse "maler".

En mal er et sett med forhåndsdefinert innhold. Det kan være:

  • Forhåndsdefinerte ESPD-skjema og kvalifikasjonskrav
  • Forhåndsdefinerte krav og tildelingskriterier
  • Forhåndsdefinerte prisskjemaoppsett
  • Dynamiske dokumentmaler
  • Milepæler

 

I denne veilederen går vi gjennom hvordan du oppretter og administrerer slike maler i din virksomhet. 

Du kan ikke lage maler for andre typer dokumenter enn dynamiske dokumenter. Det er altså ikke mulig å lage maler for Word-dokumenter eller Excel-regneark i Mercell.

Vær OBS på at det ikke er noen begrensning på hvem som kan opprette maler i Mercell. Som systemadministrator eller innholdsansvarlig må du derfor gjøre brukerne i din virksomhet oppmerksom på at ingen skal opprette nye maler, men kun forholde seg til de eksisterende malene.

 

Hvordan maler er organisert i Mercell

Maler er i praksis en egen kategori med funksjoner på linje med konkurranser og avtaler.

Maler må derfor organiseres i prosjekter på samme måte som konkurranser og avtaler, og derfor vil du se fanen Maler i alle prosjektene i Mercell. De er derfor lett tilgjengelig og måten de er organisert på gjør funksjonen fleksibel. Men denne  fleksibiliteten medfører også at oppsettet fort kan bli rotete og uoversiktlig hvis du ikke har en klar plan for hvordan malene struktureres og organiseres.

 

Anbefalt struktur for maler

Først og fremst anbefaler vi at dere oppretter et eget prosjekt for malene, eller flere mal-prosjekter, slik at dere har alle maler samlet. Dette gjør det enklere og finne frem til og administrere malene. 

Videre anbefaler vi på det sterkeste at alle andre brukere enn mal-administratorer kun skal ha lesetilgang til mal-prosjektet. Dette for å forhindre at en bruker uforvarende kan komme til å gjøre endringer i malene eller opprette nye maler som så blir tilgjengelig for hele virksomheten. Vi garanterer at det blir mye rot i løpet av kort tid hvis du ikke er restriktiv på rettighetene. 

Vi anbefaler også at mal-prosjektet heter "00 - Maler". Når du setter 00 (null-null) foran, vil mal-prosjektet alltid ligge øverst i oversikten over prosjekter.

 

Tilgang til malene

Med tilgang mener vi hvem som skal kunne bruke malene i Mercell. Tilganger og rettigheter til malene styrer du på fanen Brukere på prosjektet hvor du plasserer malene. 

Du kan gjøre malene tilgjengelig for hele virksomheten. Da klikker du på Hele virksomheten til venstre, og markerer for Lese - Kun lesetilgang. Dette gjør at også nye brukere som blir registrert i Mercell senere, automatisk får tilgang til malene.

mceclip1.png

 

Hvis det er forskjellige grupper i din virksomhet som skal ha tilgang til forskjellige maler, kan du løse dette med å opprette egne mal-prosjekter til de forskjellige gruppene, og differensiere tilgangene til mal-prosjektene for de forskjellige brukerne. Det kan f.eks. være at brukere på bygg- og eiendomsseksjonen skal ha egne maler tilpasset bygg-anskaffelser, mens brukere som jobber med andre anskaffelser skal ha mer generelle maler. 

 

Dele maler med samarbeidende virksomheter

Hvis dere har samarbeidende virksomheter kan du gjøre malene tilgjengelig også for disse. Dette styrer du på Brukere-fanen, og velger virksomhet fra rullegardinen til venstre, velger brukere (evt. hele virksomheten) og gir lesetilgang til de brukerne som skal ha tilgang til malene. 

mceclip8.png

 

Hvor ligger malene og hva inneholder de?

Maler ligger under fanen Maler i prosjektet. 

mceclip4.png

 

Maler-fanen har 3 undermenyer: 

  • Anbudsmaler
  • Avtalemaler
  • Dynamiske dokumentmaler

 

Hva er en anbudsmal?

En anbudsmal kan du se på som en verktøykasse som kan ha forskjellige typer innhold. En anbudsmal kan inneholde bare ett element (f.eks. ESPD avvisningsgrunner), eller flere elementer på en gang, slik som:

  • Kvalifikasjonskrav og ESPD-skjema
  • Tildelingskriterier
  • Krav
  • Dynamiske dokumenter

På den måten kan man f.eks. lage en mal for "Rammeavtale for kjøp av varer over EØS-terskelverdi" som inneholder følgende:

  • Alle ESPD avvisningsgrunner er huket av
  • Standard kvalifikasjonskrav for vareleveranser er registrert
  • Standard oppsett for tildelingskriterier for bruk ved vareanskaffelser er registrert
  • Dynamisk konkurransegrunnlag tilpasset rammeavtale for vareanskaffelser over EØS

Innholdet i malene bestemmer du når du oppretter malen. Når man senere henter inn en mal i en konkurranse, kan man selvsagt tilpasse innholdet i den aktuelle konkurransen etterpå, uten at dette påvirker selve malen.

I tillegg til å sette inn enkeltelementer i en konkurranse, kan du også opprette en helt ny konkurranse med hele malens innhold. Dermed kan man opprette et bibliotek med konkurransemaler som brukerne kan bruke som et utgangspunkt i nye konkurranser, uten at de trenger å "finne opp hjulet" på nytt hver gang. Dette er også årsaken til at anbudsmalen heter nettopp "Anbudsmal".

 

Hva er en avtalemal?

Avtalemaler er i praksis maler for milepæler knyttet til avtaler. Det kan være at dere har et standard opplegg for avtaleoppfølging med forhåndsdefinerte aktiviteter som skal utføres underveis i avtalen. Milepælsmaler gir dere derfor et godt utgangspunkt for at alle avtalene følger et standard opplegg for oppfølging. 

Slik oppretter du en milepælsmal for avtaler.

 

Hva er dynamiske dokumentmaler?

Hva er et dynamisk dokument?

Et dynamisk dokument er et dokument som automatisk henter inn informasjon som registreres i Mercell. Når du legger inn beskrivelse, frister og kriterier, vil et dynamisk dokument kunne hente inn denne informasjonen og presentere den i dokumentformat (pdf). Dokumentet bygges opp med nummererte avsnitt med overskrifter, sideskift, innholdsfortegnelse osv, akkurat som et vanlig dokument. 

Hvorfor benytte dynamisk dokument? Hensikten med å bruke et dynamiske dokumenter er å sikre at informasjonen i konkurransedokumentene er lik informasjonen som er oppgitt i kunngjøringen. Du registerer informasjonen kun på ett sted, og du behøver for eksempel ikke å oppdatere konkurransedokumentet manuelt hvis noe endrer seg underveis i konkurranseregistreringen.

Hvilke dokumenter kan være dynamiske? I prinsippet kan alle typer dokumenter etableres som dynamiske, men i all hovedsak benyttes funksjonen til mal på konkurransegrunnlag og avtaledokumenter

Når du oppretter et nytt dokument i Word, kan du velge fra et bibliotek med ferdige dokumentmaler. Innebygget i Word finnes det en rekke ferdige maler, og du kan i tillegg opprette dine egne maler, eller virksomheten du jobber i kan ha laget et bibliotek med maler for brev, interne notater, etc.

I Mercell er en dynamisk dokumentmal en slik mal for et dynamisk dokument. På samme måte som i Word kan du velge fra et bibliotek med dokumentmaler når du står i Dynamiske dokumenter i Mercell. Disse dynamiske dokumentene er ikke Word-dokumenter, men de har mange av de samme funksjonene. 

Men så kommer det fiffige. En anbudsmal kan inneholde flere dynamiske dokumentmaler. Du kan f.eks. opprette en anbudsmal med egne dynamiske dokumentmaler for:

  • Konkurransegrunnlag
  • Standard kontraktsvilkår
  • Bilag til kontrakten
  • Leverandørens besvarte kravspesifikasjon
  • Prisbilag
  • etc.

Et annet eksempel på en slik dokumentpakke er en avtale bestående av selve avtaleteksten samt en rekke bilag. Typiske eksempler på dette er SSA-avtalene. I en slik mal kan man opprette selve avtaleteksten og hvert bilag som separate dynamiske dokumenter. 

Når du så registrerer en ny konkurranse, og du ønsker å sette inn en pakke med dokumenter som hører naturlig sammen, henter du inn anbudsmalen inneholdende alle disse dokumentene med kun 3 museklikk. På den måten slipper du altså å sette inn én og én dokumentmal.

Hvordan du oppretter en ny dynamisk dokumentmal kan du lese om her Opprette en dynamisk dokumentmal

 

Slik oppretter du en ny anbudsmal 

Før du begynner å lage maler, bør du altså opprette et prosjekt som du samler malene i. Vi går derfor ut fra at du nå har opprettet dette prosjektet. Hvis ikke gjør du dette nå før du går videre.

 

Eksempel 1: mal for ESPD-skjema

I dette første eksemplet skal vi lage en mal for ESPD-skjema med avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav for vareanskaffelser over EU-terskelverdi. Fremgangsmåten er den samme for å opprette mal for krav og  tildelingskriterier.

Vi skal altså opprette et ferdig oppsett av kvalifikasjonskrav som Mercell-brukerne i virksomheten din skal bruke som utgangspunkt for fremtidige anskaffelser. Malen skal også inneholde alle 24 ESPD avvisningsgrunnene ferdig huket av, slik at man slipper å huke de av manuelt.

En mal kan ikke oppstå fra intet, men må opprettes fra en konkurranse. Så første steg er altså å opprette en ny konkurranse. (Denne konkurransen er kun en dummy-konkurranse og skal ikke publiseres). Dersom du i stedet ønsker å opprette en mal på en allerede registrert konkurranse, kan du hoppe rett til avsnittet Opprett malen

mceclip0.png

 

Vi anbefaler at du kaller konkurransen "[Malkilde] xxxx", slik at du senere lett kan se at denne konkurransen ikke er en ordinær konkurranse, men at den er en kilde for en mal. Dette reduserer sjansen for forvirring senere.

I det første bildet anbefaler vi at du velger riktig type kunngjøring, aktuell terskelverdi og forskrift, samt aktuelt kunngjøringsskjema. Årsaken til dette er at man også kan opprette en ny konkurranse basert på denne malen i tillegg til å bruke bare deler av malen når man registrerer en konkurranse fra scratch. 

Pass på å velge riktig prosjekt: 00 - Maler i vårt tilfelle.

mceclip2.png

Klikk på Lagre som vanlig.

I det neste bildet kan du nå klikke på søppelbøtta på alle de funksjonene du ikke skal bruke i malen. I vår mal skal vi bare bruke ESPD avvisningsgrunner og kvalifikasjonskrav, og vi fjerner derfor alle de andre funksjonene for å gjøre det hele mer oversiktlig. Klikk på Lagre.

mceclip3.png

 

Du trenger ikke fylle ut noe på fanen Beskrivelser, men kan gå rett til Avvisningsgrunner. Huk av på de avvisningsgrunnene som malen skal inneholde. Vi anbefaler at alle er huket av. 

mceclip4.png

 

Gå til ESPD Kvalifikasjonskrav og huk av for de kravene du skal ha i malen. Klikk så på blyanten for å legge til en beskrivelse av minimumskrav og dokumentasjonskrav. 

mceclip5.png

Husk å lagre underveis. 

 

Opprett malen

Når du er fornøyd med oppsettet mht. de kravene malen skal inneholde, klikker du på Opprett ny mal.mceclip6.png

 

Klikk Ja på boksen som dukker opp.

mceclip0.png

 

Velg hvilket prosjekt malen skal lagres. Hvis du har fulgt oppskriften så langt, klikker du bare OK.

mceclip1.png

 

Du kommer til dette bildet som er oppsettet for denne malen. 

mceclip0.png

 

Det er i dette bilde du velger hva malen inneholder, og i praksis bestemmer du her hvor i Mercell brukerne kan velge nettopp denne malen.

Når en bruker skal registrere en ny konkurranse og står i ESPD Avvisningsgrunner, og klikker på mceclip3.png, får han/hun opp denne malen i lista over tilgjengelige maler. Hvis brukeren står på fanen Krav og klikker på samme knapp, vil ikke denne malen dukke opp, fordi malen ikke inneholder Krav.

Her må du nå endre navnet. Legg merke til at systemet automatisk henter navnet fra konkurransen du stod i, og legger til "[Mal] for" foran navnet på konkurransen. Slett det som ikke passer og velg et navn som gir brukerne informasjon om malens bruksområde og hva malen inneholder.  Klikk på søppelbøtta på de elementene malen ikke skal inneholde, i vårt eksempel Kriterier og Skjema.

mceclip1.png

Klikk så på Lagre mceclip4.png

Du har nå opprettet en ny mal som er tilgjengelig for de brukerne som har lesetilgang til prosjektet.

Etter at malen er opprettet, er det ingen form for sammenheng mellom malen og malkilde-konkurransen du opprettet malen fra, og det er ingen form for kobling mellom de to. 

Når du har opprettet malen, kan du gjerne gå tilbake til Konkurranser-fanen i mal-prosjektet, og legge malkilde-konkurransen i arkivet. Da vil konkurransen forsvinne fra listen over konkurranser for brukerne, men du har muligheten til å ta den frem igjen senere, dersom du på et senere tidspunkt må gjenopprette malen på grunn av at den har blitt slettet eller endret. 

mceclip5.png

 

Skal du opprette flere varianter med andre kvalifikasjonskrav, eller opprette nye maler med f.eks. Krav eller Kriterier, følger du akkurat samme oppskrift som over, men du legger selvsagt inn de kravene og kriteriene som skal utgjøre malen. 

 

Eksempel 2: Opprette en ny mal med dynamisk dokument

Når du skal opprette en mal inneholdende en dynamisk dokumentmal, begynner du på samme måte som over:

  • Gå til prosjektet 00 - Maler
  • Gå til Konkurranser-fanen og opprett en ny konkurranse

Igjen er det viktig at du kaller konkurransen "[Malkilde] xxx" slik at du lettere holder oversikt over hvor du er i systemet.

Nå klikker du på søppelbøtta for alle elementene utenom Dynamiske dokumenter. ESPD Avvisningsgrunner får du ikke fjernet, men dette fjerner du når du har opprettet malen.

mceclip2.png

 

Hvordan du oppretter selve dokumentmalen kan du lese i denne guiden

Ellers følger du samme fremgangsmåte som ovenfor ved å klikke på mceclip3.png.

 

Slik gjør du endringer i en mal

På ett eller annet tidspunkt vil du få behov for å gjøre endringer i malene. For å endre en mal går du inn på mal-prosjektet, går til fanen Maler og og velger den malen du vil endre.

mceclip7.png

 

Klikk på det du ønsker å endre og gjør de nødvendige endringene. Når du klikker på Lagre, har du endret malen for fremtidig bruk. Dette vil ikke ha tilbakevirkende kraft på konkurranser hvor den gamle malen har vært brukt.

mceclip8.png

 

Slik gjør du endringer i en dynamisk dokumentmal

Følg samme oppskrift for å endre en anbudsmal, men nå velger du hvilket dokument du ønsker å endre. I eksemplet skal vi endre konkurransegrunnlaget i malen for åpen anbudskonkurranse FOA del III.

mceclip9.png

 

Du kommer nå inn i anbudsmalen. Klikk på Dynamiske dokumenter.

mceclip10.png

 

Klikk på dokumentet du skal endre. I denne malen er det kun ett dokument, men som nevnt tidligere kan en mal også inneholde flere dokumenter.

mceclip11.png

 

Klikk på fanen Innhold og gjør de nødvendige endringene. Klikk på Lagre når du er ferdig.

mceclip12.png

 

Dokumentmalen er nå endret og klar til fremtidig bruk. Dette vil ikke ha tilbakevirkende kraft på konkurranser hvor den gamle malen har vært brukt.

Du vil også finne det samme dokumentet under menyen Dynamiske dokumentmaler, og du kan velge å klikke deg inn på dokumentet her i stedet for å gå via Anbudsmaler. Velg den metoden som passer deg best, men det er viktig at du til enhver tid er klar over hvor i systemet du er. 

mceclip14.png

   

Slik oppretter du en mal for milepæler til avtaler

Når du står i mal-prosjektet velger du fanen Avtaler og klikk på legg til

mceclip6.png

Gi avtalemalen et navn og fyll så ut alle obligatoriske felter merket med *stjerne. Det har ingen betydning hva du legger inn som varighet og annen informasjon. Klikk så på Lagre.

mceclip7.png

 

Gå til fanen Milepæl og legg til de milepælene malen skal inneholde.

mceclip8.png

Les denne guiden for å få noen gode tips om hvordan du oppretter en oppfølgingsplan for avtaler.

 

Husk å lagre. Når du er fornøyd med milepælene, klikker du på mceclip1.png

mceclip0.png

 

Klikk OK

mceclip2.png

 

Klikk OK.

mceclip3.png

 

Du får opp bildet nedenfor. Her endrer du navn på malen. Pass på å gi malen et beskrivende navn. Klikk på mceclip5.png.

mceclip4.png

 

Malen er nå ferdig og klar til bruk. Klikk på Tilbake, og du kommer så tilbake til malkilden, klikk deg videre tilbake til prosjektet. Prosjektet finner du som en link rett under avtalenavnet til venstre på skjermen.

mceclip6.png

 

I mal-prosjektet vil du finne både de milepælene som er lagt inn i malen og de milepælene som ligger i malkilde-avtalen, noe som medfører at alle milepælene ligger dobbelt opp. 

mceclip7.png

 

Hvis du ønsker å rydde opp i dette må du gå inn på malkilde-avtalen og slette milepælene. 

mceclip9.png

 

OBS

Du kan ikke slette alle milepælene som ligger på mal-prosjektet. Hvis du gjør dette, vil du slette milepælene i malen.

 

Når man skal sette inn en milepælsmal i en avtale, må dette gjøres mens avtalen er i redigeringsmodus. Det betyr at hvis man ønsker å sette inn malen i en allerede aktivert avtale, må man klikke på blyanten for å opprette en ny versjon. Legg så inn malen og klikk på Lagre.

Men du trenger ikke å aktivere den nye versjonen. Du kan i stedet klikke på mceclip0.png og milepælene vil allikevel bli lagret på avtalen. 

Man kan også legge inn en milepælsplan på leverandøren(e) i avtalen. Det kan være nyttig hvis det er en parallell avtale med flere leverandører. Da må man klikke seg inn på de enkelte leverandørene, velge fanen Milepæler og sette inn malen. Dette kan gjøres selv om avtalen er aktivert.

 

Opprette en konkurranse basert på en mal

 Tidligere har vi sett at du kan sette inn maler for ESPD-skjema, Krav og Kriterier etc. i en konkurranse når du registrerer den. Vi nevnte også tidligere at når du oppretter en malkilde-konkurranse, så bør du velge riktig type kunngjøring, terskelverdi, forskrift etc.

Dette gjør man fordi man kan opprette en helt ny konkurranse basert på malen. I dette eksemplet har vi laget en komplett konkurransemal for kjøp av konsulenttjenester etter del III. Denne malen inneholder disse elementene:

mceclip1.png

Denne malen kan du nå bruke for å opprette en ny konkurranse med alt dette innholdet.

Gå til mal-prosjektet og fanen Maler.

Når du holder musepekeren over dette ikonet mceclip3.png får du opp en lapp som forteller hva malen inneholder.

mceclip4.png

 

Klikk på knappen

mceclip2.png

 

Velg hvilket prosjekt konkurransen skal ligge i og klikk OK

mceclip5.png

 

I bildet som kommer opp er mange av innstillingene allerede definert. Det du må legge inn er tittelen på konkurransen og type kontrakt. Klikk på Lagre.

mceclip6.png

 

Den nye konkurransen inneholder nå det samme som malen.

mceclip7.png

 

 

 

 

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig