Slik avviser du en leverandør

Avvisning av leverandører skjer med samme knapp uansett hvor i anskaffelsesprosessen du er, eller om det er leverandøren eller tilbudet som skal avvises.

Gå til fanen Leverandører og scroll ned til listen over leverandører.

Klikk på hånd-ikonet

mceclip0.png

 

Du kommer nå inn på siden for denne leverandøren og får opp denne boksen

mceclip2.png

 

Her kan du legge inn en kommentar i tekstboksen og du kan laste opp et dokument.

Forskjellige innkjøpere har forskjellig praksis og du kan bruke den fremgangsmåten som passer deg best:

  • Noen velger å skrive hele avvisningsbegrunnelsen i tekstboksen. Teksten du legger inn her vil overføres til anskaffelseprotokollen, og vil også vises i meldingen som sendes til leverandøren
  • Andre velger å skrive et eget brev med avvisningsbegrunnelsen og laste dette opp som et vedlegg. I så fall kan du skrive "Se vedlagt brev" eller liknende i tekstboksen. For at leverandøren skal kunne lese brevet må det være huket av for "Gi leverandør tilgang til avvisningsdokumenter" men denne er huket av som standard. 

 

Her har vi lagt inn en kort tekst som et eksempel.

mceclip4.png

 

Når du klikker på Avvis-knappen blir det sendt en e-post til leverandøren med varsel om at han mottatt en melding i Mercell.

Den eller de avviste leverandørene finner du under menyen Status øvrige leverandører.

mceclip8.png

 

Varsel sendes til leverandøren

Emnefeltet i e-posten har navnet på konkurransen og teksten "Innkjøper har valgt å ikke gå videre med dere som leverandør". Det fremkommer derfor tydelig for leverandøren at noe dramatisk har skjedd.

mceclip12.png

 

Når han klikker på lenken i e-posten kommer han til denne meldingen i Mercell. Her ser du at begrunnelsen vi skrev i infoboksen vises direkte i denne meldingen. 

mceclip3.png

 

Sjekk om leverandøren har lest meldingen

Når meldingen er sendt, kan du sjekke om mottakeren har lest den. Gå til fanen Logg i konkurransen. 

mceclip13.png

 

Klikk på lenken Systemmelding

mceclip14.png

I bildet ovenfor ser du en liten konvolutt foran firmanavnet. Den lille konvolutten indikerer om meldingen er lest eller ikke.

 Meldingen er ikke lest

 Meldingen er lest. Holder du musepekeren over konvolutten, vil du se tidspunktet meldingen ble lest.

 

Visning av avvisningsinformasjon hos leverandøren

Leverandøren får tilgang til både begrunnelsen og dokumentet, dersom du har lastet opp et vedlegg i fanen Avvisning i konkurransen.

mceclip10.png

 

mceclip11.png

 

Invitere leverandøren tilbake

Hvis du av forskjellige årsaker må ta leverandøren inn i varmen igjen, kan du gjøre dette med Inviter igjen-knappen. Gå til Leverandører-fanen og undermenyen Status øvrige leverandører. Der finner du en liten hake til høyre på skjermen.

mceclip15.png

 

Hvis du klikker på leverandørnavnet vil du også finne knapp for å invitere tilbake her.

mceclip5.png

 

Klikk på knappen og du får opp en boks hvor du må fylle ut en begrunnelse. 

mceclip6.png

 

Hvis du ikke fyller ut en begrunnelse får du opp en melding om dette.

mceclip7.png

 

Invitere igjen en leverandør etter tildeling

Det skjer fra tid til annen at en avvist leverandør klager på tildelingen og får medhold. I tilfelle du må invitere en avvist leverandør etter at tildelingsbeslutningen er sendt, må du klikke på Re-evaluering for å åpne opp konkurransen igjen.

mceclip9.png

Konkurransen settes nå i evaluering-status og du har mulighet til å invitere en avvist leverandør igjen. Følg samme oppskrift som over.

 

 

 

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig