Når det er opprettet en parallell rammeavtale med flere leverandører, vil kontraktsvilkårene diktere hvordan avropene skal gjennomføres. En mulighet er minikonkurranser. 

 

OBS

Før du begynner å gjennomføre minikonkurranser, må du sjekke med systemadministrator om det er spesielle forhold eller interne rutiner du må kjenne til.

 

Opprette en ny minikonkurranse

I menylinjen i avtalen vil du se denne knappen.

mceclip0.png

 

Klikk på knappen for å opprette en ny minikonkurranse

mceclip1.png

 

Gi konkurransen en overskrift. Du kan også velge hvilket prosjekt konkurransen skal lagres. Standardinnstillingen er samme prosjekt som avtalen, men du har muligheten til å velge et annet prosjekt. Forskjellige virksomheter har forskjellige rutiner, så hvis du er usikker må du kontakte systemadministrator.

Klikk på mceclip2.pngfor å gå videre.

 

For øvrig registrerer du konkurransen på vanlig måte ved å fylle ut beskrivelse, oppgi tilbudsfrist, laste opp dokumenter osv. 

mceclip3.png

 

Går du til fanen Leverandører, ser du at leverandørene som er registrert på rammeavtalen er lagt til i konkurransen. 

mceclip4.png

 

Når all informasjon i konkurransen er fylt ut klikker du på mceclip5.png. Leverandørene får nå en e-post med varsel om at de er invitert til å delta i en konkurranse. 

 

Det kan være lurt å sjekke om leverandørene har lest meldingen i løpet av de første dagene etter publisering, særlig hvis det er kort tilbudsfrist. Klikk på fanen Logg. Her ser du hvilke meldinger som er blitt sendt fra Mercell. Klikk på linken merket System melding.

mceclip6.png

 

Foran mottaker ser du en liten konvolutt. 

mceclip7.png

 

Den lille konvolutten indikerer om meldingen er lest eller ikke.

 Meldingen er ikke lest

 Meldingen er lest. Holder du musepekeren over konvolutten, vil du se når meldingen ble lest.

 

Kopiere en tidligere minikonkurranse

I tillegg til å opprette en helt ny minikonkurranse fra bunnen av, kan du også kopiere en av minikonkurransene som er registrert på avtalen tidligere.

Noen virksomheter har opprettet maler for minikonkurranser, slik at alle minikonkurranser knyttet til en rammeavtale følger samme oppsett. En slik mal vil antagelig hete noe med "Mal - xxxx". Igjen, sjekk med systemadministrator hvis du er usikker.

For å kopiere en tidligere minikonkurranse eller bruke en mal-konkurranse, klikker du på kopi-knappen til høyre på skjermen.

mceclip8.png

 

Resten av konkurransen registreres og gjennomføres på vanlig måte.

 

Gjennomføre en minikonkurranse som en samarbeidende virksomhet

Samarbeidende virksomheter, f.eks. en sammenslutning av kommuner eller en virksomhet som fungerer som en innkjøpssentral, kan dele avtalene sine i Mercell, slik at nabokommuner eller de deltakende virksomhetene i innkjøpsfellesskapet kan se innholdet i avtalene. La oss kalle disse rollene for vertskommune og gjestekommune for enkelhets skyld. 

Vertskommunen er altså den som oppretter avtalen på sin virksomhet, og gjestekommunene skal ha tilgang til avtalen og ha mulighet til å gjennomføre minikonkurranser. For at dette skal fungere er det et par vilkår som må være oppfylt:

  • Den som administrerer avtalen må gi de aktuelle brukerne i gjestekommunene lesetilgang til prosjektet hvor avtalen er registrert. Det er altså ikke tilstrekkelig med lesetilgang til selve avtalen, tilgangen må gis på prosjekt-nivå.
  • Brukeren i gjestekommunen kan ikke lagre minikonkurransen i samme prosjekt som avtalen er lagret hos vertskommunen. Det er kun mulig å lagre minikonkurransen i et prosjekt tilhørende den aktuelle gjestekommunen. Selv om minikonkurransene på konkurransene ikke ligger i samme prosjekt, vil de uansett vises i listen over konkurranser på avtalen.

En bruker i gjestekommunen vil ikke ha mulighet til å opprette en helt ny minikonkurranse på samme måte som en bruker i vertskommunen slik det er beskrevet i Opprette en ny minikonkurranse. I stedet må han/hun kopiere en tidligere registrert minikonkurranse på den samme avtalen som beskrevet over.

 

 

 

 

 

Var denne artikkelen nyttig?
0 av 0 syntes dette var nyttig