---
title: "Viranomaistietojen tarkistaminen"
canonical: "https://support.mercell.com/space/CS/195778516060/Viranomaistietojen%20tarkistaminen"
format: markdown
---
Viranomaistietojen tarkastamisen avulla hankintayksikkö voi tarkastaa tarjoajan ja sen käyttämien alihankkijoiden ESPD:llä ilmoittamien tietojen oikeellisuuden Cloudia Kilpailutuksessa. Tarkastus tehdään tarjousten käsittelyn yhteydessä.

 

Tietojen haku

 

Viranomaistietoja on mahdollista hakea kaikilla (hankintailmoitus-tyyppisillä) ilmoitustyypeillä, mukaanlukien pienhankinta-lomakkeet.  


  - Toiminto ei ole käytössä seuraavilla lomaketyypeillä:
    - DPS sisäinen kilpailutus
    - Puitejärjestelyn minikilpailutus
    - Toimittajarekisterin sisäiset kilpailutukset (huom. kaikki mahdolliset lomakkeet joilla sis. kilpailutus voidaan tehdä)

Jos ei ole ESPD:tä käytetty, ei näytetä tai haeta rakenteista tietoa käyttölittyymälle, vaan ainoastaan  Velvotteidenhoitoselvitys (VHS) pdf.

 

Viranomaistietojen tarkastaminen edellyttää että hankintayksikkö on pyytänyt yhteisen eurooppalaisen hankinta-asiakirjan (ESPD) lomakkeen rakenteisesti hyödyntäen Cloudia Kilpailutukseen integroitua ESPD-lomaketta (ks. <u>[ESPD](http://kilpailutustuki.cloudia.fi/fi/support/solutions/articles/6000163583-espd-)</u>).

 

Viranomaistietojen tarkastaminen voidaan aloittaa Cloudia Kilpailutuksessa tarjoajan ja sen ilmoittaminen alihankkijoiden sekä ryhmittymän jäsenten tarjousten tietojen tarkastusvaiheessa, tarjousten avauspöytäkirjan muodostamisen jälkeen. (ks. <u>[tarjousten avaus sekä avauspöytäkirja](http://kilpailutustuki.cloudia.fi/fi/support/solutions/articles/6000229459-avaa-tarjoukset-ja-muodosta-avausp%C3%B6yt%C3%A4kirja)</u>) Tietojen hakeminen edellyttää, että tarjoaja on ilmoittanut ESPD:llä suomalaisen ALV-tunnuksen.

 

<u>Viranomaistietojen hakeminen ja tarkastaminen</u>

 

Kun olet luonut avauspöytäkirjan, mene osioon "Viranomaistietojen tarkistus". 

- Viranomaistietojen haku käynnistetään "Käynnistä haku"-painikkeella.
  - Järjestelmä näyttää listauksen tarjoajista, joiden tiedot saadaan haettua, sekä mahdolliset y-tunnuksettomat tarjoajat. Tarjoajien ilmoittamat alihankkijat ja/tai ryhmittymän jäsenet ovat eriteltynä päätarjoajan nimen alla.

 

*HUOM! Tietojen tarkastuksessa voi kestää 24 tuntia. Tietojen manuaalinen tarkastaminen on mahdollista vasta kun tiedot on haettu. Mikäli tarjoajan tietoja ei voida hakea viranomaisrekistereistä (esim. y-tunnus puuttuu tai kyseessä on ulkomaalainen tarjoaja), voit siirtyä tarkastamaan kyseisten yritysten tiedot manuaalisesti.*

 

![image]()

*KUVA: Viranomaistietojen haku käynnistetään "Käynnistä haku" -painikkeella*

 

Kun haun tulokset ovat tulleet, tarjouksen kohdalle tulee tieto siitä, kuka viranomaistietojen tarkistuksen on tehnyt. Mikäli tarkistuksessa on ongelmia, voidaan tiedot tarkistaa myös manuaalisesti. 

- Listauksesta näet yrityksen ja sen ryhmittymän jäsenten sekä alihankkijoiden tietojen haun tilanteen.
  - Kuka on tiedot tarkastanut ja milloin
  - Hae tiedot uudestaan klikkaamalla kohtaa "Hae"
  - Jos haku on onnistunut, voit avata valitun tarjoajan tietojen tarkastamisnäkymän "Siirry tarkastamaan tiedot"-painikkeella.
  - Mikäli haku ei ole onnistunut, voit tehdä tietojen tarkistuksen manuaalisesti kohdasta "Tarkasta manuaalisesti".
  - Velvoitteidenhoitoselvitys.pdf löytyy dokumenttipaketista dokumentit sivulta tai tarjoukset sivulta "lataa kaikki dokumentit(ZIP)".

 

*HUOM! Jotta tietojen haku onnistuu, käyttäjän tiedoissa yhteystietorekisterissä täytyy olla puhelinnumero tallennettuna. *

![image]()

*KUVA: Viranomaistietojen tarkistuksen tila jokaisen tarjoajan osalta *

 

Haetut tiedot avautuvat tarjoajien ESPD-vastausten yhteyteen. Haetut tiedot esitetään sarakkeessa "Viranomaisjärjestelmistä saatu tieto".

 

Vastausnäkymässä tietoja voidaan:

1. Hyväksyä tai hylätä "Kuittaus ja kommentit" -sarakkeessa. Mikäli haettu tieto ei täytä vaatimuksen mukaisia tietoja ja se päätetään hylätä, tulee hylkäys perustella kommenttikenttään.
2. Hyväksyä ko. osion kaikki vastaukset painikkeella "Hyväksy kaikki"
3. Kuitata tiedot käsitellyksi
  - Jokaisessa kohdassa tulee olla käsittelymerkintä (OK/EI-OK + kommentti)
4. Tarkastella hakuhistoriaa ja selvityksiä kohdasta "Viranomaistietojen hakuhistoria"

![image]()

*Kuva: Haettujen tietojen tarkastelu ja kuittaaminen*

 

**Käytetyt rekisterit ja tiedot:**  
  
Viranomaistiedot haetaan seuraavien organisaatioiden ylläpitämistä rekistereistä ja palveluista:

- Patentti- ja rekisterihallitus: kaupparekisteri, yrityskiinnitysrekisteri
- Verohallinto: työantajarekisteri, ennakkoperintärekisteri, arvonlisäverorekisteri, osakkaat, omistukset, viitesuhteet
- Eläketurvakeskus: TyEL vakuuttaminen
- Työttömyysvakuutusrahasto: työttömyysvakuuttaminen
- Tapaturmavakuutuskeskus: tapaturmavakuuttaminen
- Tullihallitus: tullin kantamat maksut
- Oikeusrekisterikeskus: konkurssi- ja saneerausvaiheet
- Ulosottoviranomaiset: ulosottorekisteri

 

<u>[Rikosrekisteriotteen tarkastaminen voittaneelta tarjoajalta](http://kilpailutustuki.cloudia.fi/fi/support/solutions/articles/6000229464-rikosrekisteriotteet)</u>

 

Vertaile toimittajan antamia ESPD -vastauksia toimitettuun rikosrekisteriotteeseen ja tee tarvittavat tarkastusmerkinnät 

- Valitse "OK", jos rikosrekisterin tiedot vastaavat ESPD:ssä annettuja tietoja
- Valitse "EI-OK", jos rikosrekisterin tiedot eivät vastaa toimittajan ESPD:ssä antamia tietoja
  - Kirjoita kommentti kuittausruudun viereen

 

![image]()

*Kuva: Rikosrekisteriotteen tietojen vertaaminen ESPD-tietoihin. *

 

 

<u>Sähköinen todistushakemisto eCertis</u>

 

eCertis on sähköinen todistushakemisto, mistä voi etsiä tietoa toisiaan vastaavista asiakirjoista ja todistuksista eri maissa. Tarkempaa tietoa eCertiksestä löytyy sivustolta<u> </u><u>[https://www.hankinnat.fi/eu-hankinta/soveltuvuus/sahkoinen-todistushakemisto-e-certis](https://www.hankinnat.fi/eu-hankinta/soveltuvuus/sahkoinen-todistushakemisto-e-certis)</u>. eCertis on hyödyllinen työkalu jos kisalla on ulkomaisia tarjoajia ja pitää varmistaa, että onko jonkun toimittama dokumentti asianmukainen tai esimerkiksi mitä dokumentteja tulisi pyytää.

 

Viranomaistietojen hakusivulla käyttäjä näkee eCertis-linkin. Tämä linkki vie käyttäjän Euroopan komission palveluun.

 

![image]()

*Kuva: Viranomaistietojen hakusivun eCertis -linkki*

 

ESPD-vastausten käsittelynäkymässä näkyy eri ESPD-kohtien yhteydessä ”näytä lisätiedot” linkki, jota klikkaamalla saa esiin ”Tiedot e-Certisissä” näkymän, mikä kertoo aina sen ko. kohtaan liittyvän dokumentin.

 

*HUOM! Toiminto ei suoranaisesti hae mitään tarjoajien tietoja, vaan näyttää millainen dokumentti mihinkin kohtaan liittyy ja eCertisistä voi näiden tietojen perusteella etsiä dokumentille vastinetta eri maissa.*

![image]()

![image]()

*Kuvat: ESPD-tietojen käsittelynäkymä ja eCertis antamat lisätiedot*