---
title: "Samlet vejledning af ETHICS for tilbudsgivere"
canonical: "https://support.mercell.com/space/ETHICS/841744849/Samlet%20vejledning%20af%20ETHICS%20for%20tilbudsgivere"
format: markdown
---
### 6.1 ETHICS
Tilbudsløsningen, ETHICS, er en velafprøvet applikation til afvikling af tilbud.
ETHICS sikrer effektivitet, dokumentation og overblik over komplekse udbudsprocesser og sikrer overensstemmelse med EU udbudsregler. Systemet tilbyder overblik over offentlige udbudsforretninger fordelt på ordregiver, geografisk placering, genstand og meget mere.
I nærværende vejledning gennemgås følgende elementer af platformen:
- Brugere i ETHICS
- Tilbud i ETHICS
I følgende kapitler vejledes i anvendelse af systemets elementer ved gennemgang af formål, tilgængelig informationer, funktioner og features, samt arbejdsgange.
Såfremt vejledningen ikke entydigt belyser en given problemstilling eller andet spørgsmål, kan ETHICS support kontaktes pr. email: [support@ethics.dk](mailto:support@ethics.dk) eller telefon: +45 7022 7007 (afhængigt af aftale).
Bemærk at Google Chrome anbefales til anvendelse af ETHICS for såvel ordregivere som tilbudsgivere.
### 6.3 Brugere
Brugerprofiler administreres selvstændigt og ejes af brugerens selv.
Brugeres rettigheder administreres af ejer af indholdet der ønskes adgang til.
**Brugerprofil**
Brugermenuen giver adgang til brugerspecifikke detaljer og brugerens certifikat.
Herfra har brugeren altid mulighed for at tilgå egen brugerprofil, og foretage opdatering om nødvendigt.
Vær opmærksom på at e-mailadressen vil blive anvendt til opdatering af brugeren.
Det angivne sprog vil benyttes til sprogvalg på ETHICS-platformen. Bemærk at sproget kan skifte såfremt brugeren tilgår udbud der afvikles på et andet sprog end det foretrukne. Udbudssproget har forrang for brugerens personlige sprogpræference, og udbud bestemmes af ordregiver ved opstart af udbudssagen.
Det er også muligt at opdatere adgangskode via brugerprofilen.
**Certifikat**
Brugeren har, via brugermenuen, også adgang til eget certifikat:
Vejledning i certifikatimportering og -anvendelse vises, og brugeren har direkte adgang til at forny certifikatet om nødvendigt.
Certifikater anvendes til digital signering af anmodninger, tilbud og kontrakter.
**Hurtig installation af certifikat til signering**
1. Gem signaturfilen, du har modtaget pr. mail fra ETHICS, til din computers "Skrivebord".
2. Dobbelt-klik på signaturfilen, hvorved guiden "Certifikatimport" åbnes.
3. Klik på "Næste" indtil guiden beder om angivelse af adgangskode.
4. Angiv adgangskode. Adgangskoden er den samme som anvendes til login i ETHICS.
5. Efter adgangskoden er angivet, klikkes på "Næste" indtil det er muligt at udføre importen.
6. Der klikkes herefter på "Udfør", hvorved importen af signaturfilen udføres.
7. Certifikatet/signaturfilen er nu installeret og klar til brug.
Bemærk at det kan være nødvendigt at genstarte browser og i enkelt tilfælde computer før ændringen slår igennem.
Bemærk i øvrigt at hurtiginstallationen kan anvendes såfremt man benytter Google Chrome (anbefales), Microsoft Internet Explorer, Microsoft Edge, m.fl. Anvendes Mozilla Firefox, skal importen gennemføres manuelt i browserens nøglering.
### 6.4 Oversigt
Hver tilbudsgiver har eget personligt område, der giver overblik over udbudstilmeldinger, hvori tilbudsgiver deltager, egen profil og notifikationer.
Via Udbudsfanen har tilbudsgiver adgang til alle de udbud, som tilbudsgiver har tilmeldt sig.
Af oversigten fremgår udbuddets ordregiver, titel og tilbudsgivers tilstand. Ved klik på titlen kan tilbudsgiver opnå adgang til udbudssagen.
### 6.5 Tilmelding til udbud
Nye udbud, der findes via publikationskontorerne herunder TED eller [udbud.dk](http://udbud.dk) i Danmark, offentliggøres med direkte link til ETHICS. Ved åbning af udbuddet får tilbudsgiver en introduktion til ordregiver og udbudsforretningen.
Udover den generelle introduktion har interesserede også adgang til bekendtgørelser offentliggjort i fm. udbuddet, og det offentligt tilgængelige udbudsmateriale.
Såfremt tilbudsgiver ønsker at deltage yderligere i udbuddet er tilmelding nødvendig. Og for at kunne tilmelde sig skal tilbudsgiver angive hvorvidt eksisterende bruger skal anvendes eller ny skal oprettes.
Ved brug af eksisterende skal alene bruger-id (e-mail) og adgangskode blot angives, og så vil tilmeldingsprocessen automatisk blive gennemført.
Ved oprettelse af ny bruger skal tilbudsgiver udfylde en brugerprofil og efterfølgende verificere sin e-mailadresse.
E-mailadressen verificeres via direkte link i en aktiveringsmail der sendes automatisk efter oprettelse af ny bruger.
Bemærk at det først er muligt at anvende en ny bruger efter aktiveringsprocessen er gennemført.
Mere information om brugere under kapitel 6.3.
### 6.6 Adgang til udbudsmaterialet
Efter gennemført tilmelding har tilbudsgiver mulighed for at hente hele materialet under fanen Status.
Ligeledes kan materialet hentes under hhv. anmodningsafgivelse eller tilbudsafgivelse.
Her er det også muligt for tilbudsgiver at indsende dokumenter mv., hvilket er nærmere beskrevet under kapitel 6.9.
### 6.7 Spørgsmål og svar
Såfremt tilbudsgiver har spørgsmål til ordregiver, kan disse stilles via kommunikationsfanen ved anvendelse af knappen ”Send Spørgsmål”.
Tilbudsgiver har mulighed for at angive kategori, og formulere sit spørgsmål i dertil egnet vindue.
Bemærk at spørgsmål bør stilles enkeltvis og at det ikke er nødvendig at oplyse egne detaljer, da ordregiver automatisk kan identificere spørgeren.
Tilbudsgiver har adgang til at følge egne spørgsmål, herunder besvarelse heraf. Ligeledes informeres tilbudsgiver automatisk, når ordregiver at offentliggøre spørgsmål og svar på spørgsmål stillet af andre tilbusgivere.
Kommunikationsfanen anvendes også til offentliggørelse af generelle meddelelser fra ordregiver om udbuddet.
### 6.8 Direkte dialog
Ordregiver kan påbegynde direkte dialog med tilbudsgiver. I givet fald vil tilbudsgiver modtage notifikation og have adgang til egen dialogoversigt under fanen Direkte dialog.
Forespørgsler kan besvares med filvedhæftning om nødvendigt.
### 6.9 Afgivelse af anmodning og tilbud
Afhængigt af aktiv procedure har tilbudsgiver mulighed for afgivelse af anmodning eller tilbud.
Anmodning afgives via fanen anmodningsafgivelse og tilbud afgives via fanen tilbudsafgivelse. Herunder vises udbudsmaterialet med mulighed for hentning markeret med blå knapper. Når tilbudsgiver har hentet, gennemlæst udbudsmaterialet og evt. besvaret skabeloner, er der mulighed for at indsende de dokumenter og besvarelser der efterspørges af ordregiver. Tilbudsgiver skal benytte de grønne knapper til at åbne online skemaer eller indsendelsesfunktion til vedhæftede dokumenter.
Såfremt ordregiver kræver et minimum og/eller maksimum antal dokumenter vedhæftet, oplyses tilbudsgiver om dette, og afslutning af anmodning hhv. tilbud er kun muligt ved overholdelse af ordregivers krav.
Ved besvarelse af skemaer har ordregiver også mulighed for at opstille krav til tilbudsgivers besvarelse pr. felt, og ligeledes er afslutning af anmodning hhv. tilbud kun muligt ved overholdelse af ordregivers krav.
Besvarelser og vedhæftede dokumenter kan opdateres frem til fristen, men fortsat hentes efter fristen.
Når tilbudsgiver har udarbejdet, indtastet og/eller indsendt en komplet anmodning eller et komplet tilbud, skal tilbudsgiver underskrive og afslutte anmodningen hhv. tilbuddet.
Bemærk at afslutning af anmodning hhv. tilbud er nødvendig, og at ordregiver kun har adgang til og mulighed for at tage afsluttede anmodninger hhv. tilbud i betragtning efter fristens udløb.
Bemærk også at anmodninger hhv. tilbud kan opdateres efter afslutning og helt frem til fristens udløb. Tilbudsgiver skal blot være opmærksom på at gentage afslutningen efter gennemført opdatering.
#### 6.9.1 ETHICS' ESPD Service
I ETHICS kan ESPD besvares vha. vores ESPD-værktøj, som gør det muligt direkte i din internetbrowser. Når man først åbner besvarelsen til et ESPD kan man se 4 sektioner inddelt i 4 faner øverst i vinduet.
I fanen **procedure **er der nogle tekstfelter og afkrydsningsmuligheder der skal udfyldes og afkrydses.
Under **udelukkelse **er der en række afkrydsningsfelter der er markeret med rødt og er krævet at man krydser af.
I **udvælgelse **fanen er der potentielt en kombination af tekst- og tal-felter samt afkrydsningsfelter afhængigt af hvilke oplysninger ordregiver efterspørger. Nogle felter stiller krav til hvad man skriver i dem f.eks. når man angiver en årsomsætning, skal man angive tallet med tusindtals separator.
Den sidste fane, ” afslut”, afsluttes ESPDet og gemmes i ETHICS til at indgå som en del af en anmodnings- eller tilbudsafgivelse. Her skal man blot krydse af i- og udfylde de felter man ser og derefter kan man gemme dokumentet i ETHICS.
Man kan også gemme et ESPD, der ikke er færdigudfyldt, i ETHICS, men det er ikke muligt at afsende anmodning eller tilbud med ESPD’er der ikke teknisk set er udfyldt korrekt. Man vil i tilfælde af mangelfuld eller fejludfyldt EPSD se et rødt udråbstegn i linjen for ESPD’et, som markerer mangler eller fejl i dokumentet.
### 6.10 Deling af adgang med kollegaer og samarbejdspartnere
Som tilbudsgiver har man mulighed for at dele sin tilmelding med kollegaer, samarbejdspartnere, og underleverandører mv., hvorved det er muligt at flere forskellige aktører indsender besvarelse, herunder ESPD'er, fra som del af samme ansøgning eller tilbud.
