--- title: "Skapa upphandlingsartiklar och kriterier i Sourcing" canonical: "https://support.mercell.com/space/MBTSE/197038277842/Skapa%20upphandlingsartiklar%20och%20kriterier%20i%20Sourcing" format: markdown --- I Mercell Sourcing kallas de produkter eller tjänster som ska upphandlas för *Upphandlingsartiklar. * Artiklarna kan organiseras antingen i delkontrakt eller i grupper: *Delkontrakt *används när upphandlingen är uppdelad i separata delar. Detta gör det möjligt att lämna anbud på och välja leverantörer för varje enskilt delkontrakt. Varje delkontrakt fungerar som en egen enhet under vilken artiklarna listas. *Grupper* används när upphandlingen inte är uppdelad i delkontrakt, men du vill organisera artiklarna för tydlighetens skull. Anbud lämnas och leverantör väljs för hela upphandlingen som en helhet, trots grupperingen. I delen* Upphandlingsartiklar och kriterier* definieras alltså de artiklar som ska anskaffas, *upphandlingsartiklarna*, och vilka kriterier de ska uppfylla. ## Introduktion Du kan välja en introduktion från försparade texter för kriterierna för upphandlingsartikeln eller genom att skriva in introduktionen i textfältet. > ℹ️ **Obs!** Om du vill spara detta som en försparad text, markera rutan ”Lägg till som preliminärt sparad” och ange ett namn för texten. Då sparas texten som en försparad text för framtida bruk. Du kan dölja all poängrelaterad information från leverantörerna genom att välja ”Dölj all information om poängsättning för anbudsgivarna”. ## Lägg till grupp Om du på fliken *Förfarande *har valt att upphandlingsartikeln inte kan delas upp i delkontrakt och att delanbud enligt delkontrakt inte är tillåtna, kan du endast klicka på ”lägg till grupp” på fliken *Upphandlingsartiklar och kriterier.* När du klickar på knappen ”Lägg till grupp” öppnas en ny sektion nedanför. - Ge gruppen ett namn - Ange prisfråga och prisets decimaler - Lägg till artiklar och deras kriterier. ## Lägg till delkontrakt Förutsättningen för att skapa delkontrakt är att du på fliken *Förfarande *har angett att upphandlingen får delas upp och att delanbud är tillåtna. Först då kan du skapa delkontrakt under fliken *Upphandlingsartiklar och kriterier.* 1. Klicka på knappen *Lägg till delkontrakt.* En ny sektion öppnas där du kan ange detaljer: - Namnge delkontraktet - Ange prisfråga och prisets decimaler - Lägg till de artiklar och kriterier som ska ingå. Om du har tillåtit delanbud och valt utvärderingsmetoden *Förmånligaste pris, poängsättning* på fliken *Definition av jämförelsekriterier,* visas följande alternativ för delkontraktet: - **Delanbud inom delkontraktet tillåts** - Om "Ja" väljs kan anbudsgivaren själv bestämma vilka enskilda artiklar inom delkontraktet de vill lämna anbud på. - **Artikelns vikt kan bestämmas utifrån prisets maxpoäng** - Om "Ja" väljs blir det möjligt att definiera en viktning för olika artiklar utifrån de maximala prispoängen. - **Delkontrakt ska erbjudas** - Om "Ja" väljs kan anbudsgivaren inte lämna in sitt svar utan att ha lämnat anbud på detta specifika delkontrakt. ## Bearbetning av alla grupper eller delkontrakt Längst upp till höger i kriteriedelen för upphandlingsartikeln finns funktionsikoner som gör att du kan bearbeta alla delkontrakt/grupper samtidigt. - Ändra namn - Du kan ange ett eget namn för avsnittet om upphandlingsartiklar och kriterier för att bättre beskriva er upphandlingsprocess. Dessa namn uppdateras i Supplier Portal -portalen och i PDF-filen för förfrågan. - Kontrollera information - Systemet markerar saknad obligatorisk information eller motstridiga val med rött. - Förhandsgranska leverantörens svarsformulär (ögonikonen) - Förhandsgranskningen öppnas i en separat flik, där du kan se hur inmatningsformuläret för artiklarna och kriterierna ser ut för anbudsgivaren. - *OBS! Om det finns flera delkontrakt eller grupper i upphandlingen är de stängda som standard och önskad grupp/delokontrakt kan öppnas från länken ”Öppna kriterierna”.* - Fält för ytterligare information om artiklarna - Funktionen kan användas för att lägga till specifika ytterligare datafält till alla upphandlingsartiklar samtidigt (t.ex. förpackningsstorlek, produktkod). - Överför upphandlingsartiklar från en Excel-fil (se instruktioner nedan). - Du kan importera artiklarna på en gång genom att importera en Excel-fil i ett specifikt format. - Stäng alla delkontrakt - Du kan stänga alla delkontrakt som du har skapat för enkel hantering. - Öppna alla delkontrakt - Du kan öppna alla delkontrakt som du har skapat så att all information i varje sektion blir synlig. ### Bearbetning av en enskild grupp eller delkontrakt I det övre högra hörnet av varje grupp-/delkontraktsavsnitt finns funktionsikoner som du kan använda för att hantera den gruppen/det delkontraktet. - Ta bort valda artiklar och kriterier i gruppen/delkontraktet. - Markera önskade artiklar och/eller kriterier genom att kryssa i rutan i slutet av varje rad. - Klicka på den röda papperskorgsikonen - Exportera valen till en kriteriegrupp (se artikeln [https://mercell.atlassian.net/wiki/spaces/MBTSE/pages/197038279310](https://mercell.atlassian.net/wiki/spaces/MBTSE/pages/197038279310) ) - Markera önskade artiklar och/eller kriterier i gruppen eller delkontraktet genom att kryssa i rutan i slutet av raden. - Klicka på ikonen med molnet och pilen - Kriteriebibliotek (se artikeln [Kriteriebibliotek](https://mercell.atlassian.net/wiki/spaces/MBTSE/pages/197038279310)) - Välj önskade artiklar och/eller kriterier i gruppen eller delkontraktet genom att markera rutan i slutet av raden. - Klicka på bokikonen - Flytta eller kopiera artiklar och kriterier i en grupp/ett delkontrakt (se artikeln om att [https://mercell.atlassian.net/wiki/spaces/MBTSE/pages/197038278392](https://mercell.atlassian.net/wiki/spaces/MBTSE/pages/197038278392)) - Välj önskade artiklar och/eller kriterier för gruppen eller delkontraktet genom att markera rutan i slutet av raden. - Klicka på ikonen med framåtpilen - Stäng gruppen/delkontraktet - Klicka på understrecksikonen för att stänga sektionen och endast visa namnet på varje grupp/delkontrakt - Ta bort grupp/delkontrakt - Ta bort hela gruppen/delkontraktet från den röda rutan ## Upphandlingsartiklar Artiklar kan skapas manuellt eller importeras med hjälp av Excel-import. ### Lägg till en ny artikel manuellt - Lägg till en ny artikel genom att skriva dess namn i fältet ”ny artikel”. - Lägg till den mängd som ska köpas. *OBS! Om du lämnar mängden tom behandlar systemet mängden som en ( 1 )* - Lägg till en enhet - Vad är den jämförbara enheten och i vilken enhet vill du att anbudsgivaren ska ange priset? ### Redigera en artikel Till höger om varje objektrad finns alternativ för att ändra artikeln - Ta bort artikel - Ta bort artikeln i fråga från gruppen/sektionen genom att klicka på det röda krysset - Flytta artikeln - Du kan flytta artikeln till en annan position inom gruppen/sektionen genom att dra i pilikonen och släppa den på önskad position (dra och släpp) - *OBS! Om du vill flytta en artikel till en annan grupp/delkontrakt väljer du pilknappen ”Flytta eller kopiera artiklar och kriterier till delkontrakt” högst upp i gruppen/delkontraktet* - Expandera fler aktiviteter genom att klicka på ikonen med tre linjer - Stäng artikeln - Klicka på alternativet ”Stäng artikel” för att komprimera detaljerna till en rad för enkel hantering av artiklar. - Kopiera artikeln - Funktionen skapar en kopia av artikeln. - Artikelns metadata - Funktionen kan användas för att definiera datafält till den ytterligare metadata som definierats för alla artiklar. Se [Bearbetning av alla grupper eller delkontrakt - Fält för ytterligare information om artiklarna](https://mercell.atlassian.net/wiki/spaces/MBTSE/pages/197038277842/Skapa+upphandlingsartiklar+och+kriterier+i+Sourcing#Bearbetning-av-alla-grupper-eller-delkontrakt) ### Ladda upp inköpsartiklar från en Excel-fil De artiklar som ska köpas in kan importeras med hjälp av en Excel-mall i kvantitetsformat. - Välj ”Överför upphandlingsartiklar från en Excel-fil” i det övre högra hörnet av formuläret - I fönstret som öppnas kan du ladda ner rätt kvantitativ importmall genom att klicka på ”ladda ner mall” - Upphandlignsartiklarna definieras i den kvantitativa importfilen - Du kan sedan ladda upp filen genom att antingen dra den sparade Excel-filen från skrivbordet till fönstret eller klicka på området för att välja filen manuellt - Markera ”*Grupper och artiklar som importeras från Excel ersätter befintliga*” för att skriva över den information som du eventuellt har angett manuellt i avsnittet upphandlingsartiklar och kriterier. - Om du inte markerar denna ruta kommer grupperna/delkontrakten och artiklarna att läggas till efter de befintliga i fliken. - Klicka på knappen ”Skicka” för att importera grupperna/delkontrakten och artiklarna. ### Fylla i det kvantitativa Excel-formuläret Excel har fält för kvantitet där nödvändig information kan fyllas i. Du måste fylla i uppgifterna i kolumnerna A och B i arket. Om du fyller i information i de valfria kolumnerna (C–F), kommer den att överföras till systemet under rubrikerna för upphandlingsartiklar. - I kolumn A anger du om raden är (OG) en grupp/delkontrakt eller (O) en identifierare - Artikelns namn anges i kolumn B - Den kvantitet som ska anskaffas anges i kolumn C - Enheten anges i kolumn D - Produktkoden anges i kolumn F - Från kolumn G och framåt kan du skapa egna ytterligare kolumner, som visas i anskaffningsposterna som ytterligare information. ## Fungerar det inte som förväntat? Ser du flera fält där leverantören kan ange ett pris, vilket kan orsaka förvirring? Om du behöver ett enda pris för anbudet, se till att alternativet ”Pris efterfrågas inte” är markerat för enskilda artiklar i anbudet. *Article Ref: 080820251113*