--- title: "Usage rights" canonical: "https://support.mercell.com/space/MKB/196280320462/Usage%20rights" format: markdown --- Access rights, access levels and editing access levels   ***ADMIN **users functionality   The access rights function is visible to those users whose username is ADMIN level. From the menu, you can view the organization's user licenses, create a new user license, and modify or delete an existing user license.   The function is managed - Procurement unit users - Small procurement users - External users - External users can be added with excel import ![image]()   Establishing a new user license     Establishing a new user license requires first establishing a person in the procurement unit. A new person can be created either  [in the contact information register](https://cloudia.freshdesk.com/a/solutions/articles/6000228534?lang=fi&portalId=6000061277)  or at the same time when creating a new ID. *Note! The search for official information requires a phone number for the user's information. The phone number can be added in the contact information register, so you should add the new user to the contact information register first.*   Creating a new username is started with the "New username" function ![image]()     Fill in the ID information: - Logo - e-mail address - *Note! If the system slanders that the ID is in use (e.g. consultants may already have an email address in another procurement unit's system), then you should come up with an email address for this. The e-mail address is only the "key" with which he logs into the right environment, i.e. the ID does not have to be a working e-mail address)* - ID name - the user's name in the user listing - Password - must contain 8 characters (the password must contain a lowercase letter, an uppercase letter, a number and a special character) ![image]()   - ID description (optional) - Access level (see the definitions of the levels in more detail below) - ADMIN - The admin user automatically has all access levels on - Normal - Define access levels individually - Limited - Define access levels individually - Tunnuksen yritys - Oletuksena kohtaan tulee hankintaorganisaation tiedot - Tunnuksen henkilö - Valittavaksi tulee ne henkilöt, jotka on perustettu organisaation yhteystietorekisteriin ja joilla ei ole vielä käyttäjälisenssiä - Valitse tunnuksen henkilö alasvetovalikosta - Vaihtoehtoisesti voit syöttää tunnuksen henkilön tiedot klikkaamalla "Lisää uusi henkilö" - Syötä henkilön tiedot - *Huom! Viranomaistietojen haku vaatii käyttäjän tietoihin puhelinnumeron. Puhelinnumero voidaan lisätä yhteystietorekisterissä, joten uusi käyttäjä kannattaa lisätä ensin yhteystietorekisteriin.* ![image]()   - Voimassa aikavälillä (vapaaehtoinen) - Määrittele voimassaoloaika tarvittaessa - Tila - Tunnus voidaan määritellä aktiiviseksi tai passiiviseksi ![image]() Klikkaa "Tallenna", tunnus tallentuu ja on käyttövalmis *Huom! Järjestelmä ei lähetä käyttäjätunnuksia uudelle käyttäjälle, joten toimitathan hänelle uuden käyttäjätunnuksen sekä salasanan.*     **Rajoitetun käyttäjätunnuksen perustaminen**   Rajoitetun käyttäjätunnuksen voi rajoittaa koskemaan vaan tiettyä tarjouspyyntöä. Käyttäjätunnukselle voidaan määritellä käyttäoikeustasoja, jonka mukaisesti käyttäjä voi järjestelmässä toimia.   Perustetaan ensin käyttäjätunnus edellä mainitun ohjeen mukaisesti, valitaan käyttöoikeustasoksi Rajoitettu. - *Huom! Jos järjestelmä herjaa, että tunnus on käytössä (esim. konsulteilla voi olla sähköpostiosoite jo toisen hankintayksikön järjestelmässä) niin tähän tulisi keksiä jokin sähköpostiosoite. Sähköpostiosoite on vain "avain" jolla hän kirjautuu oikeaan ympäristöön eli tunnuksen ei tarvitse olla toimiva s.postiosoite)* - Tunnuksen tallentamisen jälkeen pääsee lisäämään rajoitetulle tunnuksella oikeuksia tarjouspyyntöihin toiminnolla "Lisää tarjouspyyntöjä" - Tarjouspyynnön hakuikkunassa voidaan hakea jo aiemmin perustettuja tarjouspyyntöjä ja lisätä rajoitetulle käyttäjätunnukselle oikeuksia kyseisiin tarjouspyyntöihin. - *Huom! Jos on tarkoitus, että esim. konsultti tekee hankintayksikön ympäristössä tarjouspyyntöä, tulee tarjouspyyntö luoda ennenkuin sille voidaan rajata käyttäoikeus* ![image]() Käyttöoikeustasot   ![image]()   **ADMIN-käyttäjä** - ADMIN-käyttäjälle ei tarvitse määritellä käyttöoikeustasoja, ne tulevat hänelle automaattisesti (jolloin käyttöoikeustasot valikkoa ei näy) - Käyttöoikeustasojen lisäksi ADMIN-käyttäjä voi hallinnoida: - käyttöoikeuksia (lisätä, muokata, poistaa uusia käyttäjiä) - kriteerikirjastoa - esitallennustekstejä - päätösten mallipohjia - dokumentteja - tiedotteita - pyhäpäiviä - tarjouspalvelun tekstejä   **Käyttöoikeustasot, jotka voidaan määritellä normaalille sekä rajoitetulle käyttäjätunnukselle** Kilpailutuksen omistaja - Voi luoda uuden ilmoituksen, luoda sen sekä julkaista tarjouspyyntö - Ilmoituksen hallinta sen koko elinkaaren aikana (muokkaus, keskeytys jne) - Mahdollisuus tallentaa, luoda sekä jakaa mallipohjia - Mahdollisuus arkistoida ilmoitus sekä palauttaa ilmoitus arkistosta takaisin käsittelyyn   Tarjouspyynnön valmistelija - Voi tehdä tarjouspyyntöä   Toimittajien kysymyksiin vastaaminen - Can answer the questions asked by the bidders in the Tender service through question management   Bid opener - When the deadline has expired, you can make an opening protocol   Bid evaluator - Can make a comparison process and send clarifications   Procurement decision preparer - Can prepare a decision and save it. This level of access is not sufficient to start the electronic signature process for the decision or to make a notification.   The person making the procurement decision - The user can complete the decision and send the notification.   Drafter of the procurement contract - It is related to the old contract management, i.e. it is possible for this user to prepare the procurement contract in the old contract management. (If the procurement unit uses Sopimus, it must have its own user IDs)     **A normal user can also be given access rights to tools** ![image]() Usage rights - Ability to create usernames List of publishers - Ability to manage pre-recorded texts Identification register - Possibility to manage the ID register Contact information register - Possibility to manage the contact information register Bulletins - Possibility to create informational texts     **Editing / deleting a user ID**   Editing and deleting the user ID is done in the user rights browsing view with the Edit/Delete functions of the action button   ![image]()