--- title: "Bruke dynamiske dokumenter" canonical: "https://support.mercell.com/space/MNS/1051066413/Bruke%20dynamiske%20dokumenter" format: markdown --- Dynamiske dokumenter kan effektivisere og kvalitetssikre dokumentene du publiserer i konkurransen, ved å benytte flettefunksjoner som fletter inn informasjon fra konkurransen i dokumentet. Når du legger inn beskrivelser og frister, vil dette flettes inn i dokumentet. Flettefeltene legges inn i dokumentmalen, og med en godt utformet mal, kan arbeidet med å ferdigstille dokumentet gjøres raskt og effektivt. Denne veilederen viser hvordan du bruker en dynamisk dokumentmal. Dynamiske dokumenter er en del mal-funksjonene i Mercell MSS, så får å bruke et dynamisk dokument i en konkurranse, må man sette inn en dokument-mal. 1. Gå til fanen 'Dokumenter' 2. Velg ‘Dynamiske dokumenter’ 3. Klikk på 'Sett inn fra mal'-knappen (vinkel og passer-ikonet) ![image](media://2db3d51e-8f2d-418c-8fd2-90acc034a894) I dette bildet kan du velge å sette inn en dokumentmal fra en ‘Anbudsmal’ eller du kan velge en konkret dokumentmal. #### Sette inn dokumenter fra en ‘Anbudsmal’ En anbudsmal kan inneholde flere dokumentmaler. For eksempel vil dynamiske SSA-avtaler inneholder to dokumenter; ett med selve avtaleteksten og ett med bilagene. Du velger mal ved å klikke på haken til høyre. ![image](media://a0b5c958-3b74-48d5-944d-cc7d1cbea4f3) #### Sette inn et enkelt dokument Hvis du ønsker å sette inn ett enkelt dokument, går du til Dynamiske dokumentmaler, og velger mal fra listen. ![image](media://382b9a92-f90f-4a2a-a8b5-8ab617e1243d) ### Redigere dokumentet Når malen er hentet inn kan du se dokumentets navn og eventuell beskrivelse. ![image](media://cd90bc09-bf60-408c-aa3a-12ca2b23271f) Klikk på dokumentet for å redigere. #### Endre dokumentets navn Du bør endre navn på dokumentet, siden dette er filnavnet som også vil være synlig for leverandørene. 1. Klikk på dokumentet 2. Endre dokumentets navn. F.eks. "Konkurransegrunnlag - Anskaffelse av....." 3. Klikk "Lagre" ![image](media://8c1b6b19-d829-4ee2-aed2-4bfe08c77bc9) #### #### Se innhold Gå til fanen Innhold. Til venstre ser du innholdsfortegnelsen. Avsnitt hvor du må fylle ut med informasjon, er merket med en ‘varseltrekant’ ![image](media://40cd0800-3385-42db-9627-7e729dbb9d61) > ℹ️ Vær **OBS **på at innholdsfortegnelsen kan ha annet innhold i din mal. Det som demonstreres her er kun et eksempel. ![image](media://3a67e8b9-69a1-4b38-8c68-671ee7872a9e) Klikk på et avsnitt for å se innholdet i avsnittet. ![image](media://27ce4b0c-f199-4cab-aa4f-d34599205d78) I vårt eksempel klikker vi på avsnitt 1.1. for å fylle ut informasjon om oppdragsgiver. Vi ser at det er en gulmarkert tekst i feltet 'Beskrivelse'. For å fylle ut informasjon om oppdragsgiver, klikker du på den gulmarkerte teksten. > ℹ️ I din mal kan informasjon om oppdragsgiver kanskje være ferdigutfylt, dette kommer an på hvordan malen er utformet. I dialogboksen som dukker opp, er det særlig 3 ting du skal se etter. ![image](media://e4fbe295-5ed8-44d6-8e89-c1168e92a176) ![image](media://0afe806d-5f9c-4611-82c9-4f9874a60068) - **Hjelpetekst/instruksjoner: **Her vil det ligge instruksjoner om hva du skal fylle ut i dette avsnittet. **Merk:** teksten i denne boksen kommer ikke med i det endelige dokumentet. - **Utført: **Når du er ferdig med beskrivelsen, kan du huke av på 'Utført'. - **Tekst: **Her fyller du ut beskrivelsen som skal være med i det ferdige dokumentet. Dette feltet kan ha forskjellig format, avhengig av hva som skal fylles ut. Dette skal imidlertid være forhåndsdefinert i malen, og det skal ikke være nødvendig å endre dette. Når du er ferdig, huker du av på ‘Utført’ og klikker ‘Lagre og lukk’. Vi ser i innholdsfortegnelsen at varseltrekanten forsvinner og den gule teksten blir grønn. Klikk så på ‘Lagre’. ![image](media://0f8c2f66-e349-4e17-9270-ef2e9c75b962) ### Bruke fanen Dokumentansvarlige Under fanen ‘Dokumentansvarlige’ kan du se en liste over gjøremål i dokumentet. Denne listen tilsvarer avsnittene som er markert med ‘varseltrekant’. ![image](media://40cd0800-3385-42db-9627-7e729dbb9d61) Mange foretrekker å bruke denne listen, i stedet for å klikke nedover i innholdsfortegnelsen som beskrevet ovenfor. ![image](media://93d20457-d0d9-4926-9852-46f75c0c0573) Klikk på et ‘Navn’ i listen for å se hva som skal utføres. Følg samme fremgangsmåte som beskrevet over for å ferdigstille avsnittet. Alle elementer under "Dokumentansvarlige" bør være utført før kunngjøringen publiseres. ### Definere dokumentansvarlig Grunnen til at fanen med gjøremålsliste heter "Dokumentansvarlige", er at man kan definere brukere som skal være ansvarlige for hvert gjøremål. For å sette en bruker som ansvarlig må du gjøre følgende: 1. Klikk på navnet på gjøremålet i "Dokumentansvarlige" 2. Velg bruker som skal være ansvarlig 3. Sett en eventuell forfallsdato for utførelse 4. Lagre og lukk ![image](media://66e93eda-8d63-491f-bcb5-00f03514b366) Dokumentansvarlige-bildet blir da slik. ![image](media://a05c2db0-ae7c-481b-a559-c6e296437b8d) > ℹ️ OBS: Det sendes ikke ut varsel automatisk til brukeren som er satt som ansvarlig. Brukere som skal være ansvarlig må minimum ha redigeringsrettigheter til konkurransen. Rettighetsnivå kan du se i fanen "Brukere" på kunngjøringen det gjelder. ### Se forhåndsvisning eller pdf Du kan når som helst se en forhåndsvisning eller laste ned en PDF-versjon av dokumentet. PDF-versjonen er slik dokumentet også vil se ut for leverandørene. Klikk på ‘Forhåndsvisning’ for å åpne en forhåndsvisning i et pop-up vindu. ![image](media://ee242a50-a66d-496b-ac43-a3d1a9386aba) Klikk på ‘Last ned’ for å laste ned PDF-versjon. ![image](media://12d44b27-6494-4d86-a32f-5ea2ba1eebdc)