--- title: "Instructiedocument Admin Mercell Source-to-Contract" canonical: "https://support.mercell.com/space/MSTC/195824812370/Instructiedocument%20Admin%20Mercell%20Source-to-Contract" format: markdown --- ## Inleiding Nu NegometrixPortal onderdeel is van Mercell Source-to-Contract zijn er veranderingen in vormgeving en werkwijze. Denk hierbij aan het aanmaken en beheren van collega’s. In dit document zullen we jou stapsgewijs meenemen in deze werkwijze.   ## Inhoud - Organisatie instellingen - Collega’s - Gebruikersrechten - Adresboek – Classic - Gebruikerrapporten   ## Organisatie instellingen Wijzigingen in het organisatie domein, zoals collega’s of sjablonen wijzigen, doe je als beheerder in het overzicht *Organisatie instellingen*. Dit menu benader je door in Mercell Source-to-Contract linksonder naar de button *Organisatie instellingen* te gaan. In het nieuwe scherm vind je onder *Organisatie *de opties *Organisatieprofiel, Collega’s*, *Gebruikersrechten, Licenties*[[LG1]](https://negometrix.freshdesk.com/a/solutions/articles/9000196350?lang=nl&portalId=9000051280#_msocom_1) *, Sjablonen* en *Documenten. *In dit document behandelen we alleen de functies die nodig zijn voor het beheren van gebruikers. Overige functies die je op deze pagina vindt dienen ter inrichting van de modules. Deze zijn niet gewijzigd.   ## Collega’s Als beheerder van een organisatie, heb je het recht om collega's toe te voegen aan de organisatie. De beheerder kan dit recht (genaamd: Collega's beheren) ook aan andere collega's toekennen.   **Collega toevoegen** De beheerder van de organisatie kan een uitnodiging uitsturen naar collega’s die al reeds een profiel hebben en naar degenen die nog niet beschikken over een Mercell Source-to-Contract-profiel. - Navigeer naar *Collega's* in het menu aan de linkerzijde - Klik op de knop Uitnodigen - Voer vervolgens het e-mailadres in van de collega; - Klik op *Toevoegen* en vul nog eventueel een e-mailadres van een andere collega in - Klik op *Versturen* - De collega ontvangt een mail van afzender [noreply@s2c.mercell.com](mailto:noreply@s2c.mercell.com) om zich te registreren. De link in deze mail is twee maanden geldig.  **Contactpersoon wijzigen** Je herkent aan het gele ster-icoontje wanneer iemand de contactpersoon van de organisatie is. Dit kun je op de volgende manier wijzigen. Dit kan alleen als je beheerder bent van de organisatie. - Ga in het linkermenu naar *Organisatieprofiel* en je belandt in het gegevensoverzicht van de organisatie - Scroll vervolgens naar *Contactpersonen* en klik op *Wijzigen* - Klik op *Collega* *toevoegen aan organisatie* en selecteer de betreffende collega. - De contactpersoon is nu gewijzigd   **Belangrijk** Er kan slechts één iemand contactpersoon zijn. U dient beheerder te zijn om dit in het organisatieprofiel te bewerken.   **Collega blokkeren** ls er sprake van vertrek van een collega bij de organisatie, kan de beheerder het profiel van de persoon blokkeren. Zo kan er niet meer worden ingelogd met dat account.   - Navigeer naar het kopje *Collega's*in het menu aan de linkerkant en kies vervolgens voor één van de twee opties: - Klik op het *blokkeer-icoontje* - Klik op de betreffende collega en klik op *Blokkeer* - De collega belandt in de kolom Geblokkeerde collega's   **Blokkade opheffen** - Ga naar de kolom *Geblokkeerde collega's*en kies vervolgens voor één van de twee opties: - Klik op het *activeer-icoontje* - Klik op de betreffende collega en klik op *Activeren* - De collega belandt in de kolom Collega's. - De collega kan direct weer inloggen.   ## Gebruikersrechten Nadat je collega's hebt toegevoegd aan het organisatieprofiel kun je gebruikersrechten instellen. Je kunt collega’s toevoegen aan systeemgroepen of zelf een groep aanmaken waarvan je bepaalde gebruikersrechten instelt. **Let op:** Hiervoor heb je het recht *Gebruikersgroepen beheren* nodig.   **Algemeen** De gebruikersrechten worden niet per persoon ingesteld, maar per groep. Per groep wijs je een of meerdere rechten toe. Er bestaan standaard twee groepen: *Beheerders* en *Alle collega's*. Laatstgenoemde groep kan worden gezien als de map "Overig".[[LG3]](https://negometrix.freshdesk.com/a/solutions/articles/9000196350?lang=nl&portalId=9000051280#_msocom_3)  Daarnaast zie je in dit overzicht afhankelijk van de modules waar in jullie domein gebruik van wordt gemaakt, de bijbehorende Collega's kunnen aan meerdere groepen worden toegewezen, hun rechten zullen dan simpelweg bij elkaar opgeteld worden. De admin krijgt in Mercell Source-to-Contract een minder functionele rol, omdat het gebruik van generieke accounts tegenwoordig minder gewenst is dan voorheen. Het admin account kan daarom niet andere gebruikersgroepen worden toegevoegd.[[LG4]](https://negometrix.freshdesk.com/a/solutions/articles/9000196350?lang=nl&portalId=9000051280#_msocom_4)    **Gebruikersrechten toekennen** Misschien wel het grootste verschil met voorheen is het toekennen van gebruikersrechten. Waar dit in oude situatie op gebruikers niveau gebeurde, is de denkwijze nu omgedraaid en voeg je een collega toe aan het recht dat zij nodig hebben. Op deze manier heb je een duidelijk overzicht per gebruikersrecht, welke collega’s daar aan zijn toegevoegd.   **Gebruikersgroep wijzigen** - Klap het tabje Gebruikersrechten uit (linkermenu) en klik op het tabje Beheerders. Je ziet hier een overzicht van alle collega's die in deze groep vallen. - Klik op* Toevoegen* om een bestaande collega toe te voegen aan deze groep - Scroll naar onder om de huidige rechten te zien die aan deze groep zijn gekoppeld. Je kunt deze wijzigen door de rechten aan- of uit te vinken.   **Gebruikersgroep aanmaken** - Ga naar Gebruikersrechten aan de linkerkant van het menu. Je ziet hier een overzicht van de verschillende groepen. - Klik op *Nieuw* om een nieuwe gebruikersgroep aan te maken. - Je kunt hier de groep een naam geven, gebruikers toevoegen en aangeven welke rechten deze groep moet krijgen. - Klik om het af te ronden op *Opslaan*   ## Adresboek - Classic Wanneer je gebruik maakt van *Gebruikersgroepen* of *Collegagroepen*, dan richt je deze nog steeds in, in de Classic-omgeving. - Klik op het logo van ‘Mercell Source-to-Contract ’ links boven in je scherm, je belandt nu op de landingspagina. - Open in het menu links *Tender Management.* - Klik vervolgens *Classic* aan. - Ga naar *Beheer, *klik vervolgens op *Adresboek* en ga naar *Contactgroepen* - De werkwijze omtrent het beheren van *Gebruikersgroepen* of *Collegroepen* is onveranderd.   ## Gebruiker rapporten In Gebruiker rapporten kun je collega’s toevoegen aan *Standaard groep werkblad.* Dit is de *collegagroep* die in de Classic omgeving beheerd wordt. Tevens is het mogelijk om gebruiker specifieke te maken in Gebruiker rapporten. Denk hierbij aan ‘Laatste aanmelding’ of ‘Aangemaakt door’.